Der Moment nach einem Blechschaden fühlt sich selten digital an: Adrenalin, ein zerknitterter Zettel im Handschuhfach, fehlende Stifte, unklare Fotos. Dabei ist genau jetzt Struktur Gold wert. Der europäische Unfallbericht ist europaweit standardisiert und hilft, alle nötigen Angaben sauber festzuhalten – er wird von Versicherern in der Schadenabwicklung erwartet und erleichtert die Kommunikation über Sprach- und Ländergrenzen hinweg. Eine App, die diesen Standard in klugen Schritten abbildet, nimmt Stress aus der Situation und vermeidet spätere Rückfragen.
Unsere Lösung setzt genau hier an: Direkt bei der Annahme werden Schäden mit der Gerätekamera fotografiert, Details erfasst und – wo Worte nicht reichen – eine Skizze mit dem Finger oder Stift ergänzt. Power Apps bringt dafür fertige Bausteine mit: ein Foto-Upload, der Bilder direkt in Ihre Datenquelle schreibt, und ein Pen-Input wie eine kleine Whiteboard-Fläche für Skizzen oder Unterschriften. Das Ergebnis ist keine lose Zettelwirtschaft, sondern strukturierte Daten, die von Anfang an in SharePoint landen.
Aus diesen Angaben erzeugt die Werkstatt anschließend einen sauberen Bericht für Versicherung und Kundschaft – als PDF, mit allen Pflichtfeldern, Zeitstempel und einer To-do-Liste für die Reparatur. Technisch passiert das per Power Automate: Die erfassten Felder füllen ein Word-Template, das in einem Schritt zu PDF konvertiert und in der richtigen Bibliothek abgelegt wird. So entsteht ein konsistentes, audit-fähiges Dokument – inklusive Fotodokumentation, die laut gängigen Empfehlungen wesentlich zur Beweissicherung beiträgt.
Kurz gesagt: Wir übersetzen den etablierten Papierprozess in eine mobile, geführte Erfahrung – schneller am Ort des Geschehens, sauberer in der Werkstatt und reibungsloser in der Regulierung. Das ist die Basis für den Rest dieses Beitrags: wie wir die App aufbauen, welche Felder sich bewährt haben, und wie Bericht, Fotos und Aufgabenpakete bei Ihnen automatisch zusammenfinden.
Warum eine App für die Unfallannahme mehr ist als „Papier in Digital“
Der Europäische Unfallbericht ist inhaltlich standardisiert und wird von Versicherern in ganz Europa genutzt. Er hilft, die wesentlichen Angaben strukturiert zu erfassen – auch wenn Beteiligte unterschiedliche Sprachen sprechen. Eine digitale Abbildung des Formulars führt Schritt für Schritt durch alle Pflichtfelder, reduziert Übertragungsfehler und sorgt dafür, dass Fotos, Skizzen und Unterschriften unmittelbar mit den Angaben verknüpft werden. So entsteht ein konsistenter Datensatz, der die Schadenregulierung nachweislich beschleunigt.
So funktioniert die App im Alltag
Der Ablauf beginnt an der Annahme: Kennzeichen scannen oder eintippen, die Stammdaten des Fahrzeugs ergänzen und den Unfallhergang beschreiben. Die Kamera-Steuerung in Power Apps nimmt Fotos direkt im Formular auf; sie werden automatisch dem aktuellen Vorgang zugeordnet. Wo Worte nicht reichen, erlaubt eine Pen-Eingabe eine schnelle Skizze des Unfallorts oder eine Markierung der beschädigten Zonen. Beides sind native Steuerelemente in Canvas-Apps und funktionieren auf Smartphones, Tablets und im Browser.
Felder, die sich bewährt haben
Im Kern stehen die Angaben aus dem europäischen Unfallbericht: Datum und Uhrzeit, Ort des Geschehens, Beteiligte mit Versicherung, Fahrzeug- und Führerscheindaten, Schäden und sichtbare Spuren, Beschreibung des Ablaufs sowie die Unterschriften. Ergänzend empfiehlt sich eine strukturierte Fotoliste mit Blick auf Übersichten und Details, eine einfache Skizzenfläche sowie ein kurzer Freitext für Zusatzhinweise wie Witterung, Baustelle oder Zeugen. Damit der Werkstattprozess sofort anknüpfen kann, werden zusätzlich organisatorische Felder geführt – etwa gewünschte Kontaktart, Ersatzwagenbedarf, Teileverfügbarkeit oder Hinweise auf Herstellervorgaben.
Fotodokumentation & Skizze: was Versicherungen erwarten
Gute Bilder sind halbe Miete: Eine Totale zur Einordnung, Nahaufnahmen der beschädigten Bereiche, Fotos der Kennzeichen und – wo sinnvoll – Spuren auf der Fahrbahn. Die Praxisempfehlung: lieber ein paar Bilder zu viel als zu wenig und darauf achten, dass Aufnahmen mit Zeitbezug vorliegen. In Österreich raten unter anderem Verkehrsklubs dazu, den Unfallbericht samt Anleitungen immer griffbereit zu haben – in der App ist das automatisch der Fall, inklusive nummerierter Fragen analog zum Papierformular.
Vom Datensatz zum Bericht: Word-Vorlage füllen, als PDF ablegen
Aus den erfassten Informationen erstellt Power Automate einen formal sauberen Unfallbericht. Das funktioniert so: Ein hinterlegtes Word-Template enthält Platzhalter für alle Felder, die Aktion Populate a Microsoft Word template befüllt diese und anschließend wird das Dokument in einem Schritt nach PDF konvertiert und in der richtigen SharePoint-Bibliothek mit Versionierung gespeichert. Der Prozess ist vollständig automatisierbar, auditierbar und lässt sich je nach Unternehmensvorgaben erweitern – etwa um eine E-Mail an die Versicherung oder die Kundin mit dem PDF im Anhang.
Falls Sie bereits bestehende Dokumente konvertieren oder alternative Wege benötigen, stehen bewährte Varianten zur Verfügung – etwa Konvertierungsschritte innerhalb eines SharePoint-Flows oder ergänzende Dienste, die in Power Automate eingebunden werden können. Wichtig ist die saubere Ablage mit Metadaten, damit jede Version und jedes Bild eindeutig zugeordnet bleibt.
Automatische To-dos: Werkstattaufträge ohne Medienbruch
Parallel zur Berichtserstellung erzeugt die App ein Aufgabenpaket für die Werkstatt: Sichtprüfung, Demontage, Bestellung der benötigten Teile, Kalibrierung von Assistenzsystemen, Qualitätscheck, Probefahrt. Über den Planner-Connector werden Aufgaben inklusive Fälligkeit, Verantwortlichen und Checklisten angelegt und tauchen dort auf, wo Ihr Team ohnehin arbeitet – im Planner-Board oder in Microsoft Teams. Statusänderungen fließen zurück in den Vorgang, sodass die Kundschaft jederzeit informiert werden kann.
Ablage, Datenschutz & Aufbewahrung: revisionssicher statt Datenwildwuchs
SharePoint ist mehr als ein Dateispeicher: Mit Microsoft Purview lassen sich Aufbewahrungsrichtlinien und -labels definieren, die für Unfallberichte klare Fristen abbilden. Dokumente bleiben für einen festgelegten Zeitraum unveränderbar erhalten oder werden nach Ablauf automatisch gelöscht – je nachdem, was Ihr Rechtsrahmen vorsieht. Zusätzlich können Labels als Bedingung in DLP-Regeln dienen, um etwa das Teilen sensibler Berichte nach außen zu verhindern. So wird Compliance zur eingebauten Eigenschaft des Systems.
Rechte & Rollen: Zugriff so offen wie nötig, so restriktiv wie möglich
Standardisierte Berechtigungsstufen machen es einfach, Lese-, Bearbeitungs- oder Freigaberechte sauber zu trennen. Setzen Sie auf Gruppen statt Einzelberechtigungen und erben Sie Rechte dort, wo es sinnvoll ist – die Werkstatt erhält Zugriff auf laufende Vorgänge, der Empfang auf die Erfassung, die Administration auf Vorlagen und Berichte. Bei besonders sensiblen Fällen können einzelne Vorgänge zusätzlich geschützt werden, ohne die gesamte Struktur zu verkomplizieren.
Architektur auf einen Blick
Die Canvas-App sammelt strukturierte Daten, Fotos, Skizzen und Unterschriften und speichert sie in SharePoint. Ein Flow in Power Automate reagiert auf neue oder geänderte Einträge, füllt das Word-Template, erzeugt das PDF, legt es mit den passenden Metadaten ab und erstellt die zugehörigen Aufgaben im Planner. Optional werden Benachrichtigungen an die Kundschaft oder die Versicherung versendet; Status und Kommentare landen wieder beim Vorgang. Das Ergebnis ist ein durchgängiger, gläserner Prozess – vom ersten Foto bis zur fertigen Rechnung.
Einführung in vier gut investierten Wochen
In Woche eins klären wir Zielbild, Rollen und Felder, sammeln Beispielberichte und bauen das Datenmodell in SharePoint. In Woche zwei entsteht ein erster App-Prototyp mit Kamera- und Skizzenfunktionen; parallel setzen wir das Word-Template auf und definieren die Benachrichtigungen. Woche drei gehört der Prozessautomatisierung: Der Flow erzeugt PDFs, legt Versionen an und erstellt Aufgaben, während wir die Berechtigungen feinjustieren und Retention-Labels konfigurieren. In Woche vier testen wir mit realen Fällen, schulen das Team und gehen live – mit klaren KPIs für Durchlaufzeit, Vollständigkeit und Anzahl der Rückfragen.
Häufige Fragen aus der Praxis
Funktioniert das auch ohne durchgehende Internetverbindung? Ja, Canvas-Apps können Daten zwischenspeichern und beim nächsten Netzkontakt synchronisieren. Für die PDF-Erstellung braucht der Flow jedoch den Cloud-Dienst – deshalb ist ein kurzer Online-Moment nötig, spätestens an der Werkstattrezeption.
Wie kommen bestehende Papierabläufe in das neue System? Wir übernehmen Ihr bisheriges Formular als Word-Template, mappen die Felder auf die App und lassen die bekannten Textbausteine weiterleben. Wichtig ist die klare Nummerierung analog zum europäischen Bericht, damit sich alle sofort zurechtfinden.
Akzeptieren Versicherungen digitale Berichte? Maßgeblich ist die Vollständigkeit und Lesbarkeit der Angaben. Der europäische Unfallbericht ist inhaltlich genormt; ob er auf Papier oder digital ausgefüllt wird, spielt für die Schadenbearbeitung keine Rolle – entscheidend ist, dass alle Nummernfelder korrekt befüllt sind und die Unterschriften vorliegen.
Eine App für Schadensaufnahme und Unfallberichte macht aus einem nervösen Moment einen sauberen Prozess. Sie führt sicher durch alle Felder, verknüpft Fotos und Skizzen mit dem Vorgang, erzeugt einen formalen Bericht als PDF und startet automatisch die richtigen To-dos. Kurz: weniger Rückfragen, schnellere Regulierung, sichtbar professioneller Auftritt. Wenn Sie möchten, setzen wir den ersten Prototypen mit Ihren Vorlagen auf – und zeigen Ihrem Team, wie sich der neue Ablauf vom ersten Tag an auszahlt.
