Wenn Kundinnen und Kunden heute eine Terminbuchung vornehmen, erwarten sie dieselbe Einfachheit wie beim Online-Shopping: 24/7 verfügbar, in wenigen Klicks erledigt und ohne Telefon-Pingpong. Genau hier setzt unsere Lösung an. Ihre Kundschaft bucht den Servicetermin online, erhält sofort eine Bestätigung samt QR-Code und wird automatisch erinnert – No-Shows sinken, die Kommunikation bleibt transparent und Ihr Team gewinnt Zeit für das Wesentliche: Fahrzeuge reparieren statt Termine jonglieren. Dass gut gemachte Online-Buchung tatsächlich die Auslastung stabilisiert und die Kundentreue stärkt, zeigen sowohl Praxisberichte aus der Kfz-Branche als auch die Microsoft-365-App Bookings, die automatische Benachrichtigungen und Kalenderabgleiche mitbringt.
Der QR-Check-in macht den Werkstattbesuch spürbar schneller. Der Code aus der Bestätigung öffnet am Empfang die Check-in-Ansicht, Kundendaten sind bereits hinterlegt und das Fahrzeug ist mit wenigen Taps im System erfasst. Studien und Praxisbeispiele aus Besuchermanagement und Warteschlangen-Systemen belegen, dass QR-gestützte Check-ins Wartezeiten deutlich reduzieren und die Abläufe entzerren; technisch lässt sich das in Microsoft Power Apps mit dem integrierten Barcode/QR-Scanner zuverlässig auf mobilen Geräten umsetzen.
Für die Werkstatt bedeutet digitale Terminbuchung mehr Planbarkeit: Sie sehen Kapazitäten tagesgenau, verteilen Aufträge nach Qualifikation des Teams, vermeiden Doppelbelegungen an Hebebühnen und können benötigte Teile rechtzeitig disponieren. Forschung und Branchenberichte zeigen, dass strukturierte Terminplanung die Auslastung von Technikern und Werkstattplätzen verbessert und Standzeiten reduziert – ein Hebel, den man im Tagesgeschäft sofort spürt.
Das Beste: All das läuft nahtlos auf Ihrer bestehenden Microsoft-365-Basis. Microsoft Bookings nimmt Termine an und synchronisiert sie mit Outlook, SharePoint speichert die relevanten Auftragsdaten, Power Automate verschickt Erinnerungen und Status-Updates, Microsoft Teams informiert das Service-Team – und Power Apps öffnet bei Bedarf sogar per QR-Code die passende App auf dem Smartphone. So entsteht ein durchgängiger Ablauf von der Buchung bis zum Check-in – ohne Insellösungen.
Vom Klick bis zur Schlüsselübergabe: die durchgängige Terminbuchung
Die Reise beginnt auf Ihrer öffentlichen Buchungsseite: Kundinnen und Kunden wählen Leistung, Datum und Uhrzeit, sehen echte Verfügbarkeiten und schließen die Terminbuchung in wenigen Schritten ab. Der Termin landet automatisch im Outlook-Kalender des zuständigen Teams, E-Mail-Bestätigung und Erinnerungen gehen ohne Ihr Zutun raus – und die Buchungsseite lässt sich mit eigenen Fragen wie Kennzeichen, Fahrgestellnummer oder gewünschtem Servicepaket anreichern. So kommen die richtigen Informationen bereits vor dem ersten Handschlag bei Ihnen an. Microsoft Bookings ist genau für diesen Self-Service-Einsatz gemacht und hängt direkt an der M365-Kalenderwelt; benutzerdefinierte Fragen pro Service sind vorgesehen.
Am Servicetag folgt der schnelle Check-in: Der Kunde zeigt am Empfang den QR-Code aus der Bestätigung. Eine Power-Apps-App liest den Code mit dem nativen Scanner am Smartphone oder Tablet, öffnet den passenden Datensatz und erfasst mit zwei Taps Ankunftszeit, Ansprechpartner und besondere Hinweise. Der Barcode/QR-Scanner ist als Standard-Steuerelement in Canvas Apps verfügbar und funktioniert auf Android, iOS und Windows zuverlässig.
Die Bausteine auf Microsoft 365 – sauber getrennt, perfekt verzahnt
Bookings als Frontdoor für die Terminbuchung
Bookings stellt die öffentlich erreichbare Buchungsseite bereit, verwaltet Leistungen, Dauer, Preise, Standorte, Qualifikationen der Mitarbeitenden sowie Erinnerungen. Es synchronisiert die Verfügbarkeiten mit Outlook und verhindert so Doppelbuchungen. Für virtuelle Services ist die Teams-Integration gleich mitgedacht.
Outlook/Teams als Kalenderherz – ohne Inselterminplanung
Termine aus der Buchungsseite erscheinen im Exchange/Outlook-Kalender der Mitarbeitenden, Benachrichtigungen gehen automatisch an Team und Kundschaft; bei Bedarf lässt sich der Prozess in die Teams-App „Virtual Appointments“ verlängern – mit Warteschlangen-Ansicht, Erinnerungen und Auswertungen. So bleibt Ihre Terminbuchung Teil der bestehenden Arbeitsumgebung.
SharePoint/Lists als Drehkreuz für Auftragsdaten
Die fahrzeug- und auftragsbezogenen Informationen – vom Kennzeichen bis zu internen Notizen – landen in SharePoint/Lists. Power Automate verknüpft die Buchung mit dem passenden Listeneintrag und steuert Erinnerungen, Status-Mails oder Übergaben an weitere Systeme. Das Erstellen von Erinnerungsflows für Listenelemente ist out-of-the-box möglich.
Power Automate für Mails, Erinnerungen und optionale SMS
Ob automatische Terminbestätigung, Erinnerungen am Vortag oder Benachrichtigung an den Serviceberater bei Check-in: Flows übernehmen zuverlässig. Wer zusätzlich SMS einsetzen will, kann zertifizierte SMS-Connectoren aus dem Power-Automate-Katalog anbinden – ohne Eigenbau.
Power Apps für den QR-Check-in am Empfang
Die Check-in-App scannt den QR-Code, markiert den Kunden als „angekommen“, protokolliert Zeitstempel und optional eine digitale Unterschrift für AGB/NDA. Der integrierte Barcode-Reader unterstützt QR nativ, inklusive Taschenlampen-Steuerung und Autofokus.
QR-Check-in im Detail – robust, schnell, selbsterklärend
Der QR-Code enthält lediglich eine Buchungs- oder Referenz-ID, keine sensiblen Daten. Beim Scan zieht die App die notwendigen Informationen aus SharePoint oder – falls gewünscht – direkt über die Microsoft-Graph-Bookings-API. Dadurch bleibt der Code dauerhaft schlank und sicher, während Sie in der App jederzeit steuern, welche Felder angezeigt oder geändert werden dürfen. Die Graph-API stellt dafür Ressourcen wie bookingBusiness und bookingAppointment bereit, inklusive Anlegen, Abfragen und Aktualisieren von Terminen und dem Abruf von Mitarbeiter-Verfügbarkeiten.
Planbarkeit in der Praxis: Pufferzeiten, Qualifikationen, Auslastung
In der Werkstatt zählen Übergangszeiten. Bookings kennt Pre- und Post-Buffer pro Service, blockiert diese Zeiten automatisch mit und zeigt Kundinnen und Kunden nur Slots, in die Termin plus Puffer sauber hineinpasst. Gleichzeitig lassen sich Services bestimmten Mitarbeitenden zuordnen, damit nur qualifizierte Personen gebucht werden. Das hebt die Qualität und stabilisiert die Auslastung – ohne manuelles Jonglieren.
Weniger No-Shows durch smarte Erinnerung
Regelmäßige Erinnerungen machen erfahrungsgemäß den größten Unterschied: Aus verschiedenen Branchen liegen systematische Übersichten vor, dass elektronische Benachrichtigungen die Nicht-Erscheinen-Quote signifikant senken. In der Praxis kombinieren Unternehmen E-Mail-Erinnerungen aus Bookings mit zusätzlichen Power-Automate-Flows, um kurz vor dem Termin nochmals aufmerksam zu machen.
Datenschutz & Datenstandort: beruhigende Fakten für Ihr Team
Bookings läuft als Teil von Microsoft 365, speichert Termin- und Kundendaten in Exchange Online (Scheduling-Mailbox) und folgt denselben Compliance-Mechanismen wie andere M365-Apps. Für EU-Unternehmen ist besonders wichtig: Die EU Data Boundary für Microsoft 365, Power Platform und Dynamics 365 ist abgeschlossen; Microsoft beschreibt transparent, wie Kundendaten innerhalb der EU/EFTA verarbeitet und – wo nötig – welche begrenzten Transfers erfolgen.
Umsetzung: so führen wir Ihre Lösung in kurzer Zeit ein
Wir starten mit einem schlanken, aber wirkungsvollen Set-up: eine klar gestaltete Buchungsseite mit Ihren Services, Öffnungszeiten und Pufferzeiten; zwei Erinnerungsmails in sinnvollem Abstand; eine SharePoint-Liste als Drehkreuz; ein Flow, der Buchungen mit Datensätzen verknüpft; sowie die Check-in-App mit QR-Scan. In der zweiten Ausbaustufe folgen Feinschliff bei benutzerdefinierten Fragen, Rollen und Vertretungen, Auswertungen in Power BI und – falls gewünscht – SMS-Benachrichtigungen über einen zertifizierten Connector. So bleibt die Terminbuchung einfach für die Kundschaft und verlässlich für Ihr Team.
Was noch häufig gefragt wird
„Können wir Buchungen erst freigeben, bevor sie fix sind?“
Bookings bestätigt Termine standardmäßig automatisch; ein verpflichtender Freigabeschritt ist nicht vorgesehen. Wenn Sie eine Vorprüfung wünschen, lässt sich das mit Power Automate modellieren (z. B. Eingang in eine „Warteschlange“, Benachrichtigung ans Team, anschließende Bestätigung per Flow).
„Wie kommen unsere Mitarbeitenden zu verlässlichen Infos?“
Benachrichtigungen an Mitarbeitende lassen sich in Bookings konfigurieren; parallel können Flows Teams-Nachrichten oder Mails schicken, wenn ein Termin angelegt, verschoben oder eingecheckt wird.
Terminbuchung, die Kundschaft begeistert – und intern Luft schafft
Mit Bookings als Frontdoor, Power Automate für Benachrichtigungen und Power Apps für den QR-Check-in entsteht auf Ihrer bestehenden Microsoft-365-Basis eine Lösung, die Wartezeiten senkt, No-Shows reduziert und die Auslastung planbarer macht. Genau so fühlt sich moderner Werkstattservice an: schnell, transparent und vertrauenswürdig.
Haben Sie ein Bild vor Augen? Lassen Sie uns Ihre Variante bauen
Ob Sie mit einem Pilot auf einem Standort starten oder gleich filialübergreifend ausrollen: Wir skizzieren in einem kompakten Workshop Ihre Services, Puffer, Rollen und Datenflüsse – und liefern ein funktionsfähiges Minimum Viable Product, das Ihr Team sofort entlastet. Sagen Sie uns einfach, welche Stationen Ihres Kundenwegs wir zuerst digital schöner machen sollen.
