Inventar- & Asset-Verwaltung mit Power Apps und SharePoint

Wer heute Werkzeuge, Laptops, Messgeräte oder Fahrzeuge im Blick behalten will, braucht mehr als eine Excel-Liste hinter einem Fileshare. Assets wandern zwischen Teams, gehen auf Reisen, brauchen Wartung und verursachen Kosten – und genau dann passiert es: Der Scanner im Lager ist noch bei Kollege Alex, die Garantie des Notebooks lief letzte Woche aus und der Kompressor hätte längst zum Service gemusst. Die gute Nachricht: Auf Microsoft 365 bzw. SharePoint Online lässt sich eine schlanke, alltagstaugliche Lösung bauen, die vom ersten Scan bis zur Auswertung alles zusammenführt – ohne teure Spezialsoftware und mit Bordmitteln, die Sie schon lizenziert haben.

Das Herzstück ist eine zentrale Liste in SharePoint Lists für Ihre Asset-Stammdaten. Power Apps bringt die mobile Oberfläche dazu: Mitarbeitende scannen per Smartphone den Barcode oder QR-Code direkt am Gerät, und die App schlägt den Datensatz zum Check-in/Check-out vor – inklusive Kamera-Preview, Zoom und Taschenlampen-Support auf Android, iOS und Windows. So wird aus „Wo ist das Teil?“ ein sauberer, geführter Vorgang, der in Sekunden dokumentiert ist.

Für den schnellen Start eignet sich sogar ein fertiges Gerüst: Das „Asset manager“-Vorlagenpaket in Microsoft Lists bringt sinnvolle Felder wie Asset-Tag, Status, Besitzer oder Reparatur mit, die sich nach Bedarf erweitern lassen. Statt bei null anzufangen, passen Sie die Spalten an Ihr Vokabular an, ergänzen Verantwortliche und definieren Ihre Lebenszyklus-Schritte – vom Einkauf über die Zuweisung bis zur Ausmusterung.

Richtig wertvoll wird das System mit Automatisierung: Power Automate verschickt Erinnerungen vor Fälligkeits- oder Garantie-Terminen, erzeugt Aufgaben für Servicefenster und informiert Verantwortliche, wenn ein Asset überfällig ist. Die Reminder-Flows lassen sich direkt aus der Liste anlegen und basieren auf Ihren Datumsfeldern – ganz ohne Code, aber mit spürbarem Effekt im Tagesgeschäft.

Und weil Transparenz motiviert, holen Sie Auslastung, Kosten und Wartungsquote per Power BI ins Bild: SharePoint-Listen sind als Datenquelle in Power BI schnell angebunden, und die Ergebnisse lassen sich anschließend als interaktiven Bericht wieder in SharePoint einbetten – dort, wo Ihr Team sowieso arbeitet. So wird Ihre Inventarverwaltung nicht nur sauberer, sondern auch messbar besser.

Was diese Lösung in Ihrem Alltag verändert

Eine sauber aufgesetzte Inventar- & Asset-Verwaltung auf Microsoft 365 bringt Struktur in das tägliche Hin und Her von Geräten, Werkzeugen und IT-Equipment. Statt verstreuter Excel-Listen gibt es einen zentralen Ort für Stammdaten, Bewegungen, Wartungen und Verantwortlichkeiten. Power Apps liefert die mobile Oberfläche – inklusive Barcodescan – und SharePoint/Microsoft Lists die Datenbasis. Power Automate erinnert an Service- und Garantie-termine, während Power BI Zahlen und Trends sichtbar macht. Das Ergebnis: weniger Sucherei, klar dokumentierte Übergaben und planbare Wartungsfenster.

Datenmodell: Schlank starten, gezielt erweitern

Der Einstieg gelingt mit einer Microsoft-Lists-Vorlage als Grundgerüst, zum Beispiel „Asset manager“. Darin sind bereits typische Felder wie Asset-Tag, Status, Besitzer, Check-in/Check-out-Daten und „in Reparatur“ vorgesehen. Diese Liste lässt sich anschließend um Ihre Fachsprache und Pflichtfelder erweitern – etwa Standort, Kostenstelle, Seriennummer, Garantie bis, Wartungsintervall, nächster Service, Zustandskategorie, Lieferant oder Restbuchwert. So kombinieren Sie einen schnellen Start mit einem belastbaren Schema für den späteren Ausbau.

Erfassen & bewegen: Barcodes und QR-Codes per Power Apps

Für die tägliche Arbeit zählt Tempo: In der Power-App öffnet ein Scan-Button den nativen Barcodereader des Geräts. Er erkennt Barcodes und QR-Codes, kann je nach Gerät mit Zoom und Taschenlampe arbeiten und unterstützt Android, iOS und Windows. Der gescannte Code füllt das Asset-Feld vor, die App schlägt je nach Status einen Check-in oder Check-out vor und protokolliert Übergaben mit Zeitstempel und Nutzerkonto. So entsteht ganz nebenbei eine lückenlose Bewegungs-Historie – ohne zusätzlichen Schreibaufwand.

Prozesslogik: Vom „wo ist das?“ zum geführten Vorgang

Die App führt Mitarbeitende durch wenige, klare Screens: Suchen oder Scannen, Status prüfen, Aktion bestätigen, optional Foto/Notiz hinzufügen – fertig. Bei Ausleihe wird die verantwortliche Person gespeichert, bei Rücknahme wechselt das Asset in „verfügbar“ oder „in Wartung“. Für wiederkehrende Schritte (z. B. Ausgabe von Pool-Laptops morgens) lohnt sich eine Schnellaktion, die mit einem Klick die letzten Bewegungsdaten übernimmt. Für sensible Bereiche können Sie Checklisten beim Check-in/Check-out erzwingen, damit etwa Zubehörteile (Netzteil, Koffer, Prüfprotokoll) nicht vergessen werden.

Wartung & Garantien: Erinnerungen, bevor es teuer wird

Servicepläne und Garantiedaten gehören direkt in die Liste. Auf Basis dieser Datumsfelder lassen sich in Microsoft Lists mit wenigen Klicks „Reminder-Flows“ erstellen, die rechtzeitig E-Mails oder Teams-Benachrichtigungen an Verantwortliche schicken – zum Beispiel 30 Tage vor Ablauf einer Garantie, am Fälligkeitstag einer UVV-Prüfung oder zwei Wochen vor einem turnusmäßigen Service. Diese Erinnerungen werden über Power Automate generiert und sind ohne Programmierung konfigurierbar.

Transparenz: Auslastung, Kosten, Stillstände in Power BI

SharePoint-Listen lassen sich als Datenquelle direkt an Power BI anbinden. So entstehen einfache, aber aussagekräftige Berichte: Welche Kategorien sind wie stark im Einsatz? Wo häufen sich Reparaturen? Welche Geräte stehen zu lange auf „in Wartung“? Die Ergebnisse betten Sie anschließend mit dem Power-BI-Webpart nahtlos in moderne SharePoint-Seiten ein – sicher und nur für berechtigte Personen sichtbar.

Optional: Offline-tauglich für Werkstatt, Lager & Funklöcher

Wenn die Erfassung gelegentlich ohne Netz stattfinden muss, bieten Canvas-Apps zwei Wege: Für Dataverse-basierte Apps gibt es eine integrierte Offline-Erfahrung (inklusive Profilen und Synchronisierung). Für andere Datenquellen lassen sich lokale Caches mit SaveData/LoadData auf den mobilen Playern (Android, iOS, Windows) nutzen. In beiden Fällen gilt: Web-Browser bleiben online-pflichtig; Offline funktioniert in den nativen Power-Apps-Apps.

Berechtigungen & Governance: So bleibt es sauber

Rollen und Zuständigkeiten sind die halbe Miete. In SharePoint regeln Sie, wer lesen, erfassen oder administrieren darf – zum Beispiel Sichtrechte für die gesamte Belegschaft, Bearbeitungsrechte für Lager/IT und nur ausgewählte Admins für Schema-Änderungen. Versionierung sorgt dafür, dass Änderungen an Metadaten nachvollziehbar bleiben; Power Automate kann bei kritischen Änderungen zusätzlich eine Freigabe erzwingen. Für die App selbst empfiehlt sich ein separates Power-Platform-Environment, damit Änderungen sauber versioniert und getestet werden können.

Etiketten & Codes: Von Altbestand zu sauberer Kennzeichnung

Bestehende Inventarnummern sollten Sie beibehalten, aber um eine scan-taugliche Darstellung ergänzen (Code 128 oder QR). Für die Erstaufnahme lohnt sich eine „Inventur-App“, die beim Scannen automatisch einen neuen Datensatz anlegt und nur die wichtigsten Felder erzwingt. Später lassen sich Etiketten bei Verlust einfach neu drucken; die Nummer bleibt identisch, der Datensatz unverändert.

Integration & Erweiterungen, die sich bezahlt machen

Mit wenig Aufwand können Sie Lieferanten- und Vertragsdaten anreichern, Bestellungen als verknüpfte Datensätze ablegen oder bei Rückgabe automatisch To-Dos anstoßen (z. B. Reinigung, Update, elektrische Prüfung). Für IT-Geräte bietet sich die Kopplung an Ihre bestehenden Prozesse (z. B. Onboarding/Offboarding) an, damit Zuweisungen, Rückgaben und Löschkonzepte konsistent ablaufen. In Power BI entstehen daraus KPIs für Lebensdauer, TCO und Reparaturquote.

Vorgehen: In 10 Tagen vom Prototyp zur produktiven Nutzung

Schlank starten, groß denken

Inventarverwaltung muss keine Insellösung sein. Mit Power Apps, SharePoint/Microsoft Lists, Power Automate und Power BI bauen Sie in kurzer Zeit ein System, das im Alltag wirklich hilft – vom Scan auf dem Smartphone bis zur Kennzahl im Management-Dashboard. Sie starten schnell mit Standards, bleiben aber jederzeit erweiterbar für Ihre Prozesse und Branchenanforderungen. Wenn Sie möchten, liefern wir Prototyp, Pilot und Go-Live aus einer Hand – inklusive Datenübernahme aus bestehenden Listen und einem kompakten Training für die Crew.