Manuelle Excel-Listen, unübersichtliche E-Mail-Freigaben und nachträgliche Korrekturen in der Lohnverrechnung kosten Zeit, Nerven und Geld. Eine moderne, digitale Lösung verbindet Erfassung, Genehmigung und Übergabe an die Abrechnung in einem durchgängigen Flow – transparent für Mitarbeitende, effizient für HR und zuverlässig für die Buchhaltung.
Genau hier setzt Microsoft Power Apps an: Als Low-Code-Plattform erstellen Sie schnell maßgeschneiderte Apps für Zeiterfassung und Urlaubsanträge, die Ihre vorhandenen Datenquellen (z. B. Microsoft 365, SharePoint, SQL, Dataverse) und Hunderte von Connectoren nutzen – ohne klassischen Entwicklungsaufwand. So entsteht eine Lösung, die zu Ihren Prozessen passt statt umgekehrt.
Für die Freigabe von Urlaubsanträgen ergänzen Sie Power Automate: Genehmigungsworkflows informieren Vorgesetzte automatisch, bündeln Entscheidungen und dokumentieren sie revisionssicher – von der Beantragung bis zur Bestätigung. Typische Szenarien wie Urlaubs- und Überstundenfreigaben lassen sich damit in wenigen Schritten abbilden.
Der Mehrwert entsteht, wenn die genehmigten Zeiten zuverlässig in die Entgeltabrechnung gelangen: Über den offiziellen SAP-ERP-Connector der Power Platform können Prozesse direkt mit SAP interagieren; für DATEV steht der Lohnimportdatenservice (REST-API) zum sicheren Austausch von Stamm- und Bewegungsdaten bereit; Lexware lohn+gehalt unterstützt den Import strukturierter ASCII-Dateien. So integrieren Sie Ihre App entweder per Connector, API oder Dateiübernahme nahtlos in bestehende Payroll-Systeme.
Das Ergebnis: weniger Tippfehler, schnellere Freigaben, jederzeit aktuelle Übersichten und eine Abrechnung, die auf verlässlichen Daten basiert – kurz: eine HR-Experience, die Mitarbeitende begeistert und die Administration spürbar entlastet.
Digitale Anwesenheit erfassen: von der Stempelung bis zum Gleitzeitkonto
Nach der Einleitung beginnt die Praxis mit einer schlanken, aber passgenauen App für die tägliche Zeiterfassung. Mitarbeitende melden Beginn, Pausen und Ende mit wenigen Fingertipps – wahlweise am Smartphone, im Browser oder in Microsoft Teams. Durch die Verbindung mit Microsoft 365-Datenquellen wie SharePoint oder Dataverse bleibt Ihre Lösung flexibel: Sie wächst mit neuen Feldern (z.B. Projekt, Standort, Kostenstelle) und bildet unterschiedliche Arbeitszeitmodelle ab, ohne dass eine aufwändige Individualentwicklung nötig wäre. Power Apps ist genau für dieses Szenario gemacht: Low-Code, viele Standard-Connectoren und ein Datenmodell, das sowohl einfache Listen als auch komplexe Entitäten sauber unterstützt.
Im Alltag zählt, dass Eingaben robust und widerspruchsfrei sind. Pflichtfelder, Validierungen und Logik für Rundungen oder Mindestpausen verhindern Tippfehler und senken Korrekturaufwände. Gleichzeitig bleibt die Bedienung intuitiv: Statt kryptischer Formulare führen verständliche Texte, kontextsensitive Hinweise und klare Schaltflächen durch den Prozess. Die Führungsebene profitiert von stets aktuellen Übersichten – zum Beispiel über Anwesenheiten nach Team, Überstundensalden oder Abweichungen – ohne E-Mails zusammenklicken zu müssen. Die Grundlage dafür liefert die enge Verzahnung von Power Apps mit der Power Platform: Daten erfassen, verarbeiten, visualisieren – alles im selben Ökosystem.
Urlaubsanträge automatisiert genehmigen: Workflows, Transparenz, Compliance
Urlaub wird dort effizient, wo die Genehmigung reibungslos läuft. Power Automate übernimmt die Benachrichtigungen, sammelt Entscheidungen, erinnert bei Fristen und protokolliert jeden Schritt – vom Antrag über die Rückfrage bis zur Freigabe. Führungskräfte entscheiden per E-Mail, in Teams oder direkt in der App; Mitarbeitende sehen jederzeit den Status, was Rückfragen reduziert und Planbarkeit erhöht. Das Approvals-Feature ist für genau solche Sign-off-Prozesse ausgelegt und lässt sich in SharePoint, Dynamics 365, OneDrive oder Drittsysteme einbinden, ohne dass zusätzliche Middleware nötig wäre.
Für HR schafft das eine belastbare Auditspur. Jede Genehmigung ist nachvollziehbar dokumentiert, inklusive Zeitpunkt, Entscheidungsträger und Kommentar. Das vereinfacht interne Richtlinien, erleichtert Betriebsprüfungen und sorgt dafür, dass Abwesenheiten konsequent mit der Anwesenheitserfassung zusammenspielen – etwa wenn genehmigte Urlaubstage automatisch Zeitkonten reduzieren oder Sperren für Überschneidungen in kritischen Teams greifen. So entsteht aus Einzelbausteinen ein transparenter, regelkonformer Gesamtprozess.
Nahtlose Payroll-Integration mit SAP, DATEV und Lexware
Der wahre Produktivitätsschub zeigt sich in der Abrechnung: Genehmigte Abwesenheiten und bestätigte Arbeitszeiten landen automatisch dort, wo sie gebraucht werden. Für SAP-Umgebungen stellt die Power Platform dedizierte Connectoren bereit – etwa den SAP ERP-Connector, der über das lokale Data Gateway RFC/BAPI-Funktionen anspricht. Alternativ erlaubt der SAP OData-Weg moderne REST-Schnittstellen. Beide Optionen sind für produktive Szenarien konzipiert, inklusive Verschlüsselung der Datenübertragung (z.B. per SNC) zwischen Gateway und SAP. Das bedeutet: weniger manuelle Exporte, weniger Fehler, mehr Tempo in der monatlichen Lohnabrechnung.
In vielen deutschsprachigen Unternehmen ist DATEV der Standard. Hier bietet der Lohnimportdatenservice (REST-API hr:files) einen etablierten Weg, Stamm- und Bewegungsdaten aus Drittsystemen sicher zu übertragen. Aus der Power-Apps-/Power-Automate-Lösung heraus erzeugen Sie die strukturierten Dateien beziehungsweise Payloads, übergeben sie an die API und vermeiden so manuelle Doppelerfassung. Die technische Spezifikation beschreibt den regulären Workflow und die Schnittstellenanforderungen transparent – ideal, um die Übergabe verlässlich zu automatisieren.
Auch mit Lexware lohn+gehalt gelingt der Brückenschlag: Das Programm unterstützt einen ASCII-Import, der Daten aus Fremdsystemen einliest. Für die Praxis heißt das: Ihre App erzeugt die definierte Importstruktur, HR lädt sie in Lexware – oder ein Flow legt die Datei im richtigen Zielordner ab – und die Abrechnung übernimmt den Rest. Besonders in kleineren Organisationen ist dieser file-basierte Ansatz schnell umgesetzt und stabil im Betrieb.
Damit schließen Sie den Kreis: von der Erfassung über die Genehmigung bis zur Entgeltabrechnung – ohne Medienbrüche, mit weniger Rückfragen und einer durchgängigen Datenkette. Genau das reduziert Kosten, vermeidet Fehler und steigert die Zufriedenheit Ihrer Mitarbeitenden sowie der HR-Teams nachhaltig.
