Wer eine Baustelle leitet, jongliert täglich mit vielen beweglichen Teilen: mehrere Gewerke, ständig wechselnde Teams, enge Zeitfenster und klare Sicherheitsvorgaben. Genau an dieser Schnittstelle entscheidet sich, ob Abläufe reibungslos funktionieren – oder ob am Tor, im Baucontainer und auf der Fläche Informationslücken entstehen, die Zeit kosten und Risiken erhöhen.
Rechtlich ist das Thema eindeutig: Beschäftigte müssen unterwiesen und laufend über Gefahren, Schutzmaßnahmen und Verhaltensregeln informiert werden – angepasst an Arbeitsplatz, Aufgabe und aktuelle Gefährdungslage. Zudem ist die Unterweisung nachweislich zu dokumentieren. Für Baustellen selbst verlangt das Bauarbeitenkoordinationsgesetz einen Sicherheits- und Gesundheitsschutzplan (SiGe-Plan), der mit dem Baufortschritt aktualisiert wird. Diese Pflichten lassen sich digital wesentlich leichter, schneller und auditfest erfüllen.
In der Praxis scheitert es oft an der Umsetzung: Papierlisten fransen aus, Unterschriftenblätter verschwinden, und niemand weiß am Nachmittag noch sicher, wer die Unterweisung tatsächlich abgeschlossen hat. Besonders knifflig wird es mit Fremdfirmen, deren Mitarbeitende spontan anrücken – hier prallen kurzfristige Einsätze und hohe Dokumentationsanforderungen aufeinander. Eine Lösung, die direkt am Bauzaun beginnt und nahtlos bis zur Nachweisablage reicht, spart deshalb nicht nur Zeit, sondern senkt real Risiken.
Genau dort setzt unser Ansatz an: Check-in per QR-Code am Zugang, tagesaktuelle Zutrittslisten, kompakte Sicherheitsunterweisungs-Module mit digitaler Bestätigung und automatisch erzeugte Besucherausweise. Über ein sicheres Portal für Fremdfirmen werden Daten und Nachweise erfasst, SharePoint bzw. Dataverse legen sie strukturiert ab, und Power Automate erinnert an Wiederholungen und Fristen – inklusive revisionssicherer Dokumentation der Unterweisungen. So wird aus Pflicht Praxis: transparent, nachvollziehbar und bereit für jede Kontrolle.
Vom Bauzaun bis zum Nachweis: der End-to-End-Prozess
QR-Check-in am Zugang
Am Zugang steht ein gut sichtbares Schild mit QR-Code. Der Code führt auf eine Power-Pages-Seite, die wahlweise öffentlich nur die Startinformationen zeigt oder – nach Anmeldung – das eigentliche Check-in-Formular. Fremdfirmen können so ohne Vorlauf starten: Verantwortliche scannen, wählen die Baustelle bzw. das Gewerk, geben Name, Firma, Telefonnummer und – wo erforderlich – die Auftragsnummer an. Für nicht angemeldete Nutzer lassen sich in Power Pages bewusst nur minimale Felder freigeben; alles, was personenbezogen und sensibel ist, bleibt hinter der Anmeldung. Das wird über Webrollen und Tabellenberechtigungen gesteuert, sodass anonyme Nutzer nur das sehen, was ausdrücklich freigegeben ist.
Unterweisung als Kurzmodul mit digitaler Bestätigung
Direkt im Anschluss startet die Sicherheitsunterweisung als kompaktes Modul: wenige, präzise Slides oder kurze Videos zum Verhalten am Bau, PSA, Wegeführung und Absturzsicherung. Ein kurzer Wissenstest stellt sicher, dass die Inhalte verstanden wurden; erst dann wird die Bestätigung abgegeben. Die Nachweiserfordernisse sind klar: Unterweisungen müssen verständlich, tätigkeitsbezogen und nachweislich erfolgen – am besten während der Arbeitszeit. Mit der digitalen Bestätigung wird genau das protokolliert, inklusive Zeitpunkt, Person und Bezug zur konkreten Baustelle.
Zutrittsliste, Ausweisbadge und Notfallübersicht
Wer die Unterweisung abgeschlossen hat, erscheint automatisch auf der tagesaktuellen Zutrittsliste. Ein druckfertiger Besucherausweis mit Name, Firma, Gültigkeitsdatum und QR-Code für den schnellen Re-Check-in wird erzeugt. Die Bauleitung sieht in Echtzeit, wer auf der Fläche ist und für welches Gewerk die Unterweisung gilt; in einem Notfall steht eine kontaktfähige Liste offline exportierbar bereit. Der SiGe-Plan verlangt ohnehin, Maßnahmen mit dem Baufortschritt zu aktualisieren – die digitale Zutrittsliste und die dort verknüpften Unterweisungsstände bilden genau diese Dynamik ab.
Erinnerungen, Wiederholungen und Eskalationen
Power Automate verschickt Erinnerungen vor Ablauf einer Unterweisung oder beim Baustellenwechsel. Bestätigungen gehen per E-Mail aus dem Unternehmenspostfach heraus; dringende Hinweise können als SMS an Poliere oder Subunternehmer gesendet werden. So bleiben Wiederholungsunterweisungen, Zutrittsfreigaben oder Dokumente wie PSA-Nachweise im Fluss – ohne Nachtelefonieren und ohne Papierkram.
Architektur auf Microsoft 365: Portal, Datenmodell, Automatisierung
Power Pages als Fremdfirmen-Portal
Power Pages ist das Schaufenster nach außen: Subunternehmer registrieren ihre Mitarbeitenden, laden Pflichtdokumente hoch und halten Stammdaten aktuell. Die Anmeldung kann über Azure AD B2C bzw. Microsoft Entra External ID erfolgen; damit lassen sich beliebige externe Identitäten sicher einbinden. Welche Seiten und Formulare sichtbar sind, steuern Webrollen; Datensatz-Zugriffe regeln Tabellenberechtigungen – von „nur eigene Einträge“ bis zu fein granulierten Hierarchiebezügen. Für sensible Tabellen ist anonyme Sicht explizit deaktiviert, wodurch das Portal öffentlich zugängliche Infos und geschützte Prozesse sauber trennt.
Dataverse und SharePoint als Rückgrat
Die operativen Daten – Personen, Firmen, Check-ins, Unterweisungsstände, Baustellen, Gefährdungsbeurteilungen – liegen in Dataverse. Aktiviertes Auditing zeichnet jede relevante Änderung nach, von der Erstellung eines Nachweises bis zur Verlängerung einer Zutrittsgenehmigung. Dokumente wie Betriebsanweisungen, Montageanleitungen oder PSA-Bescheinigungen liegen in SharePoint, wo Retention Labels die Aufbewahrungsfristen definieren und eine spätere Löschung absichern. Diese Kombination hält Prozesse schnell und die Nachweise revisionsfest.
Flows für Benachrichtigung und Freigabe
Power-Automate-Flows erzeugen Bestätigungsnachrichten, Benachrichtigungen an Bauleitung oder Sicherheitsfachkraft und – wo erforderlich – einfache Freigabeschritte. So kann etwa der Zutritt bei Gefährdungen erst nach Sichtung zusätzlicher Unterlagen freigeschaltet werden. Das reduziert Wartezeiten und dokumentiert Entscheidungen nachvollziehbar in der jeweiligen Akte.
Sichere Zusammenarbeit mit Externen
Für mitarbeitende Fremdfirmen, die zusätzlich auf SharePoint-Ordner oder Pläne zugreifen müssen, sind Gast-Freigaben eng eingestellt: auf Organisations- und Site-Ebene begrenzt, auf definierte Gruppen beschränkt und mit Ablaufdaten versehen. So gelangen nur die benötigten Informationen nach draußen, und auch nur so lange wie nötig.
Recht, Datenschutz & geprüfte Sicherheit
Unterweisungspflicht und SiGe-Plan
Österreichisches Recht verpflichtet Arbeitgeber zu ausreichender, verständlicher und nachweislicher Unterweisung; im Bauumfeld ist zugleich der SiGe-Plan fortlaufend an den Baufortschritt anzupassen. Das digitale Verfahren verknüpft beides: Jede Unterweisung ist personengebunden dokumentiert, und bei Änderungen am Bauablauf können Inhalte kurzfristig angepasst und erneut bestätigt werden.
Datenschutzgrundlagen im Betrieb
Für Check-in, Ausweiserstellung und Zutrittslisten werden nur die notwendigsten Personendaten erhoben. Das folgt dem Grundsatz der Datenminimierung und der Speicherbegrenzung nach Art. 5 DSGVO. Je nach Situation stützt sich die Verarbeitung auf gesetzliche Pflichten im Arbeitsschutz, auf berechtigte Interessen der Bauleitung zur Gewährleistung von Sicherheit und Ordnung oder – bei freiwilligen Zusatzfunktionen – auf eine informierte Einwilligung. Transparenzhinweise erklären Zwecke, Speicherdauer, Empfänger und Rechte.
Nachvollziehbarkeit und Aufbewahrung
Auditprotokolle in Dataverse dokumentieren Bearbeitungen an Unterweisungen, Check-ins und Berechtigungen; Ablagedokumente in SharePoint erhalten Retention Labels mit klaren Fristen. So bleibt die Prüfungslinie vollständig: Wer wann unterwiesen wurde, wer Zutritt erhalten hat und wann eine Freigabe erteilt oder entzogen wurde. Gleichzeitig sorgt die Aufbewahrungslogik dafür, dass Daten nicht länger als nötig identifizierbar bleiben.
Governance für das Portal
Für öffentlich sichtbare Seiten gilt „so wenig wie möglich“ – wo immer Datenbezug besteht, ist Anmeldung Pflicht. Governance-Kontrollen in Power Pages erlauben es, anonyme Zugriffe zentral auszuschalten und damit sensible Bereiche strikt auf authentifizierte Nutzer zu begrenzen. Das reduziert Risiken und passt nahtlos zur Sicherheitsarchitektur in Microsoft 365.
Das Ergebnis ist eine Lösung, die Pflichten aus Arbeitsschutz und Baustellenkoordination elegant mit moderner Benutzerführung verbindet. Sie holt Fremdfirmen dort ab, wo der Einsatz beginnt – am Zaun –, und führt alle Nachweise dorthin, wo sie hingehören: in sichere, auditierbare Systeme.
