Besuchermanagement mit Power Apps & SharePoint: Vom Self-Check-in bis zum Badge-Druck

Der erste Eindruck beginnt nicht an der Empfangstheke, sondern in der Einladung – und setzt sich im gesamten Besuchserlebnis fort. Unser Job: Wir bauen für Sie genau diesen reibungslosen Ablauf auf Microsoft 365, damit Voranmeldung, Self-Check-in, Infos an den Host, digitale Unterschrift, Badge-Druck und revisionssichere Ablage zuverlässig zusammenspielen. So verwandeln Sie Ihren Empfang vom Nadelöhr zum Aushängeschild.

Dabei denken wir nicht in Einzel-Apps, sondern in einem Ende-zu-Ende-Service: von der Einladung bis zur Löschung der Besuchsdaten. Wir verbinden klare Prozesse mit schlanken Oberflächen und Automatisierungen, die im Hintergrund zuverlässig arbeiten. Das Ergebnis: zufriedene Gäste, entlastete Mitarbeitende und ein Empfang, der Ihre Marke genauso professionell wirken lässt, wie Sie es sind..

Das Zielbild: Ein Besuch, der sich (fast) von selbst organisiert

Stellen Sie sich eine Reise vor, die mit einem Link in der Einladung startet. Gäste tragen ihre Daten vorab ein, erhalten einen QR-Code und melden sich vor Ort am Tablet an. Das System schlägt den passenden Host vor, informiert ihn direkt in Microsoft Teams und druckt auf Wunsch ein Badge. Sicherheitseinweisungen und NDA lassen sich digital bestätigen, die Dokumentation landet strukturiert in SharePoint – inklusive Aufbewahrung und Löschung nach Regel. So fühlt sich moderner Empfang an: freundlich, schnell und zuverlässig. In der Praxis heißt das: weniger Wartezeit, weniger Papier, weniger Nachfragen am Empfang. Besucher sehen sofort, was als Nächstes zu tun ist; die App führt Schritt für Schritt durch Check-in, Unterschrift und Ausweis. Ihr Team sieht in Echtzeit, wer erwartet wird, wer gerade angekommen ist und ob alle Freigaben vorliegen. Später stehen die Daten für Auswertungen bereit – etwa für Sicherheitsberichte oder Auslastungsanalysen. Und weil das Zielbild skalierbar ist, starten wir dort, wo der größte Nutzen liegt: als MVP an einem Standort, später mit Rollout auf weitere Standorte, Sprachen und Besuchergruppen (Lieferanten, Bewerber, Schulungsteilnehmende). So bleibt das System schlank, wächst aber mit Ihren Anforderungen..

Worum es wirklich geht: Weniger Reibung, mehr Eindruck

Statt sich in Tools zu verlieren, orchestrieren wir für Sie die passenden Bausteine: intuitive Oberflächen in Power Apps, Automatisierungen in Power Automate, strukturierte Daten in SharePoint – plus Teams-Benachrichtigungen, die dort ankommen, wo Ihre Mitarbeitenden arbeiten. Das Ergebnis ist kein IT-Projekt, sondern ein Service, der Gäste willkommen heißt und Ihrem Team Arbeit abnimmt. Unser Fokus liegt auf Wirkung: Wir reduzieren Übergabefehler, vermeiden Doppelerfassung, beschleunigen Abläufe und machen Compliance nachweisbar – ohne Mehrarbeit. Governance und Datenschutz verankern wir „by design“, Schulung und Change-Begleitung gehören genauso dazu wie klare Betriebsdokumentation. Kurz: Sie bekommen einen verlässlichen Besuchsprozess, der sich natürlich anfühlt – und im Hintergrund exakt das tut, was Ihr Unternehmen braucht. Wenn Sie möchten, begleiten wir Sie darüber hinaus mit KPIs, regelmäßigen Verbesserungszyklen und Erweiterungen (z. B. Besucherparkplätze, Kantinenzugang, Besucherausweise mit Gültigkeitslogik), damit Ihr Empfang nicht nur gut startet, sondern dauerhaft glänzt.

Ein konkretes Bild: So läuft ein Besuch bei Ihnen ab

Lisa, Partnerin eines Lieferanten, erhält Ihre Einladung. Ein Link führt sie auf ein kurzes Online-Formular, das wir wahlweise mit Microsoft Forms umsetzen und per Flow direkt in Ihre SharePoint-Liste schreiben – inklusive Anhängen wie Ausweisfoto, falls gewünscht. Der Flow erstellt eine eindeutige Check-in-ID, die Lisa als QR-Code per E-Mail erhält. Am Besuchstag betritt Lisa den Empfang. Ein Tablet mit Ihrer Kiosk-App steht bereit. Sie hält den QR-Code davor, der integrierte Barcode-/QR-Scanner der Power-Apps-Canvas-App erfasst die ID innerhalb von Sekunden – auf iOS, Android oder Windows nativ. Offene Einwilligungen werden geprüft, Lisa bestätigt per Finger oder Stift direkt auf dem Screen. Gleichzeitig erhält der Gastgeber in Microsoft Teams eine Adaptive Card mit Lisas Daten: „Dein Besuch ist da“. Er kann Informationen ergänzen oder direkt reagieren; der Flow wartet auf die Antwort und setzt den Prozess fort – ohne App-Wechsel. Für den Ausweis drucken wir das Badge wahlweise sofort aus der App über den Browser-Druck oder – wenn Ihr Setup es hergibt – über den Universal-Print-Konnektor in Power Automate, der Dateien an freigegebene Cloud-Drucker schickt. Weil dieser Konnector je nach Tenant/Region und Preview-Status variieren kann, planen wir den Fallback über den Standard-Druck bewusst ein. Nach dem Termin landet alles, was zählt, strukturiert in SharePoint: Zeiten, Status, Benachrichtigungen, die unterschriebene NDA als Datei. Aufbewahrung und Löschung steuern wir über Microsoft Purview-Aufbewahrungsrichtlinien oder -Labels – rechtssicher, nachvollziehbar und automatisiert.

Was wir für Sie übernehmen

Design & Experience. Wir entwickeln eine schlanke, markenkonforme Kiosk-App für den Empfang und praxisnahe interne Views für Ihr Team – schnell verständlich, offline-robust rund um den Empfangsbereich und mit klaren Statuswechseln (angemeldet, eingecheckt, ausgecheckt). Automatisierung & Benachrichtigung. Wir modellieren Flows, die Formulareinsendungen übernehmen, Check-in-IDs erzeugen, QR-Mails verschicken und Adaptive Cards in Teams bereitstellen – inklusive Eskalationen und Ausnahmen (z. B. Ersatz-Host). Daten & Governance. Wir definieren die SharePoint-Struktur für Besuchsdaten und verknüpfte Dateien, binden digitale Signaturen aus der App an und setzen Purview-Labels/-Policies um, damit Aufbewahrungsfristen und Löschung nicht von Menschen, sondern von Regeln abhängen. Externe Portale. Soll die Voranmeldung mehr sein als ein simples Formular (z. B. registrierte Partner mit Login, Self-Service-Ansichten, Upload-Historie), bauen wir das mit Power Pages: externe Authentifizierung, Dataverse-Datenhaltung und fein granulare Berechtigungen kommen out-of-the-box.

Technik, die trägt – ohne Ballast

Wir setzen bewusst auf Standards der Plattform: Der Barcode/QR-Scan läuft als natives Geräte-Feature in Power Apps (nicht im Browser), Adaptive Cards werden mit den offiziellen Teams-Aktionen in Flows gepostet und beantworten den Flow synchron, und Purview-Policies greifen direkt in SharePoint. Das macht die Lösung robust, wartbar und unabhängig von proprietären Insellösungen.

Warum mit uns?

Weil wir nicht nur Apps bauen, sondern den kompletten Besuchsprozess denken – von der Einladung bis zur Löschung. Wir übersetzen Ihre Anforderungen in eine Lösung, die sich gut anfühlt, messbar wirkt und sich mit Ihrem Wachstum skaliert. Wenn Sie möchten, starten wir mit einem schlanken MVP an einem Standort und rollen dann aus – inklusive Schulung, Betriebshandbuch und klaren KPIs.