Wenn Aufzüge zur Jahresprüfung anstehen, die Gastherme gewartet werden muss und gleichzeitig die Rauchwarnmelder ihren nächsten Tauschzyklus erreichen, kippt die Organisation schnell ins Chaos. Verstreute Excel-Listen, E-Mails in verschiedenen Postfächern und Wissen in den Köpfen Einzelner führen zu Hektik, Doppelwegen und im schlimmsten Fall zu verpassten Fristen – mit realen Folgen für Sicherheit, Haftung und Reputation.
Gerade im Gebäudebetrieb sind die Spielregeln klar: In Österreich verlangen die Landesgesetze für Aufzüge regelmäßige und außerordentliche Überprüfungen (z. B. Wiener Aufzugsgesetz 2006; Tiroler Aufzugs- und Hebeanlagengesetz 2012), die OIB-Richtlinie 2 verankert brandschutztechnische Mindestanforderungen wie Rauchwarnmelder in Wohnungen, und Städte wie Wien halten eindeutige Prüfintervalle für Heizungs- und Abgasanlagen fest. Wer hier lückenhaft plant oder dokumentiert, gerät in Erklärungsnot – intern wie gegenüber Behörden.
Die gute Nachricht: Mit Microsoft 365 lässt sich diese Komplexität elegant bändigen. Ein zentraler Wartungskalender auf Basis von SharePoint Online, Power Apps und Power Automate bündelt Stammdaten zu Anlagen, zeigt Fälligkeiten terminscharf an, erinnert Dienstleister automatisiert und legt Prüfberichte revisionssicher ab. So entsteht ein klarer, mobil nutzbarer Prozess – vom QR-Code-Scan an der Anlage bis zum unterschriebenen Protokoll im richtigen Ordner – transparent für Teams, nachvollziehbar für Audits und skalierbar für Ihren gesamten Liegenschaftsbestand.
In diesem Beitrag führen wir Sie in die Praxis: Wir zeigen, wie Sie das Datenmodell aufsetzen, die App-Oberfläche für Technikerinnen und Techniker gestalten und die Erinnerungslogik aufsetzen – inklusive Beispielen für Aufzüge, Heizungen und Rauchwarnmelder. Am Ende steht ein ruhiges Cockpit statt Terminstress: Sie sehen sofort, was bis wann zu prüfen ist, welche Aufträge laufen und wo Unterlagen noch fehlen – mit einem Prozess, der Sicherheit erhöht, Haftungsrisiken senkt und Budgets schont.
Datenmodell, Kalender & App – vom Anlagenregister zur täglichen Arbeitsoberfläche
Der erste Schritt ist ein belastbares Anlagenregister in SharePoint Online. Legen Sie für jede Anlage einen eigenen Datensatz an – mit eindeutiger ID, Standortbezug (Gebäude, Geschoss, Raum), Verantwortungsbereich und den Feldern „Letzte Prüfung“, „Nächste Fälligkeit“, „Dienstleister“, „Befund/Mängelstatus“ sowie einem Verweis zur Dokumentenablage. Standardisieren Sie Bezeichnungen mit verwalteten Metadaten im Term Store, damit Gerätetypen, Hersteller oder Normbezüge unternehmensweit einheitlich gepflegt und gefiltert werden können. Für Checklisten, Arbeitsaufträge und Prüfprotokolle definieren Sie Content Types, die die richtigen Spalten und Vorlagen mitbringen – so werden Dokumente konsistent erstellt und leichter gefunden.
Für die Termintransparenz erstellen Sie in Microsoft Lists beziehungsweise SharePoint eine Kalenderansicht auf Basis Ihrer Datumsfelder. Jede Liste mit einem Datum kann als Kalender dargestellt werden; sinnvolle Spalten (zum Beispiel Fälligkeit, Priorität) lassen sich in der Karte anzeigen, und die Sicht kann als Standardansicht eingestellt oder in Seiten eingebettet werden. So sehen Teams auf einen Blick, welche Prüfungen in den nächsten Wochen anstehen.
Technikerinnen und Techniker greifen mobil über eine Power App zu, scannen vor Ort QR- oder Barcodes an der Anlage und landen sofort im richtigen Datensatz. Das Barcode-Reader-Steuerelement ist für iOS, Android und Windows vorgesehen. Für Einsatzorte mit schwacher Verbindung ergänzen Sie Offline-Funktionen: In Canvas-Apps speichern und laden Sie Daten mit SaveData/LoadData lokal, während Sie bei Dataverse modellgetriebenes Offline über Offline-Profile abbilden können. So bleibt die Erfassung stabil, und die Synchronisation erfolgt später automatisch.
Automatisierte Abläufe & Zusammenarbeit – erinnern, bestätigen, dokumentieren
Die eigentliche Entlastung entsteht durch Automatisierung. Ein geplanter Flow prüft täglich, welche Anlagen in Kürze fällig werden, verschickt Vorankündigungen an interne Verantwortliche oder externe Dienstleister, erinnert bei Überschreitung und eskaliert bei kritischen Anlagen. Terminbestätigungen lassen Sie direkt in Microsoft Teams einholen, indem der Flow eine Adaptive Card postet und auf die Antwort wartet; der Status landet strukturiert im Anlagendatensatz. Für formale Schritte – etwa die Freigabe nach Mängelbehebung – nutzen Sie das Approvals-Feature, das in Teams und Outlook benachrichtigt und Entscheidungen nachvollziehbar protokolliert.
Arbeiten externe Firmen mit, steuern Sie den Zugriff sicher mit den Freigabefunktionen von SharePoint und OneDrive. Microsoft 365 unterstützt abgestufte Gast-Freigaben – vom einmaligen Passcode bis zur Entra-B2B-Gastidentität – sowie Richtlinien, die Domänen einschränken, Linkabläufe setzen oder Berechtigungen standardisieren. So gewähren Sie nur den nötigen Zugriff und behalten Compliance-Vorgaben im Griff.
Nachweis, Compliance & Praxisbeispiele – auditfest belegen, was erledigt wurde
Für Aufzüge, Heizungen und Rauchwarnmelder gelten in Österreich klare Prüfvorgaben, die sich in Ihrem Wartungskalender als Rechtsgrundlage je Anlage hinterlegen lassen. In Wien regelt das Wiener Aufzugsgesetz (WAZG 2006) die regelmäßige Überprüfung und Dokumentation im Aufzugsbuch; in Tirol finden sich entsprechende Pflichten im TAHG 2012 zu regelmäßigen und außerordentlichen Überprüfungen. Rauchwarnmelderpflichten leitet das Baurecht aus der OIB-Richtlinie 2 „Brandschutz“ ab – insbesondere für Neu- und Umbauten in Wohnungen. Heiz- und Abgasanlagen sind nach Erstinbetriebnahme und in fixen Intervallen zu prüfen; die Stadt Wien stellt Intervalle und zuständige Fachunternehmen übersichtlich bereit. Diese Bezüge verknüpfen Sie in der App mit jeder Anlage, sodass Fälligkeiten und Nachweise fachlich begründet sind.
Alle Prüfprotokolle, Fotos und Freigaben landen versioniert in SharePoint. Mit Microsoft Purview vergeben Sie Aufbewahrungslabels und -fristen, um Berichte revisionssicher zu behalten und nach Ablauf regelkonform zu löschen. Optional setzen Sie Standard-Labels auf die Protokollbibliothek, damit neue Dokumente automatisch richtig klassifiziert sind. In Audits zeigen Sie die Kalenderhistorie, die Dokumentversionen, die Approval-Entscheidungen und den Kommunikationsverlauf – vollständig aus Microsoft 365 heraus.
Ergebnis: Statt verstreuter Excel-Listen haben Sie ein zentrales, mobiles und auditfestes System. Fälligkeiten sind klar, Dienstleistertermine laufen geordnet ein, Mängel werden nachverfolgt, und am Ende steht ein unterschriebenes Protokoll mit der richtigen Aufbewahrung – nachweisbar für interne Qualitätssicherung und externe Stellen.
