Die beste interne Unterstützung ist die, die ohne Wartezeit funktioniert: Eine klare, gut gepflegte Wissensdatenbank, in der Mitarbeitende Antworten finden, bevor sie ein Ticket schreiben oder jemanden anrufen. Genau hier spielt SharePoint Online seine Stärken aus: Inhalte lassen sich als Seiten, Dokumente und FAQs sauber strukturieren – und mit der Community-Lösung PnP Modern Search verwandeln Sie diese Sammlung in eine richtig gute Sucherfahrung mit Facetten, Vorlagen und Such-Vertikalen. So entsteht in kurzer Zeit ein Self-Service-Hub, der sowohl Teams als auch Kundinnen und Kunden spürbar entlastet.
Der Schlüssel zum Erfolg liegt in der Struktur. Anstatt freie Schlagwörter überall neu zu erfinden, nutzen Sie die Managed Metadata von SharePoint: zentral gepflegte Begriffe und Taxonomien, die in allen Websites gleich funktionieren. Damit werden FAQ-Kategorien, Produktzuordnungen oder Zielgruppen eindeutig, auswertbar und später auch filterbar. Das Termstore-Modell sorgt dafür, dass Inhalte konsistent getaggt werden – die Basis für jeden zuverlässigen Such- und Filtermechanismus.
Aus dieser sauberen Datenlage macht PnP Modern Search eine benutzerfreundliche Oberfläche: Suchbox, Ergebnis-Webpart, dynamische Filter (Facetten) und eigene Ergebnisvorlagen greifen nahtlos ineinander. Sie definieren, was auf der Ergebnisseite erscheint, wie gefiltert wird und welche „Vertikalen“ (z. B. „FAQs“, „Anleitungen“, „Dokumente“) die Suche sinnvoll aufteilen. Das fühlt sich für Nutzende an wie eine maßgeschneiderte Produkt-Suche – nur eben für Wissen.
Genauso wichtig wie Finden ist das Lernen aus dem Suchverhalten. SharePoint und Microsoft Search stellen Nutzungs- und Such-Reports bereit: Welche Begriffe werden am häufigsten eingegeben? Wohin klicken die Leute? Welche Inhalte performen? Diese Einblicke helfen, Lücken zu erkennen, Synonyme nachzupflegen und populäre Antworten prominenter zu platzieren – ein ständiger Feedback-Loop, der Ihre Wissensdatenbank mit jeder Woche besser macht.
In diesem Beitrag führen wir Sie Schritt für Schritt durch die Umsetzung: von einer tragfähigen Taxonomie über die Inhaltsstruktur von FAQ-Listen und reichhaltigen Artikelseiten bis hin zur Konfiguration der PnP-Webparts samt Ergebnisvorlagen. Sie erfahren außerdem, wie Sie die Lösung tenantweit bereitstellen und mit Analytics sowie Feedback schlank weiterentwickeln – ohne komplexe Projektstrukturen, aber mit spürbarem Effekt im Alltag.
Warum SharePoint + PnP Modern Search die perfekte Basis ist
SharePoint Online bringt alles mit, was eine robuste Wissensdatenbank braucht: Seiten und Dokumente lassen sich sauber strukturieren, Berechtigungen sind fein steuerbar und – entscheidend für Self-Service – die Ergebnisse bleiben stets „security-getrimmt“, also auf das beschränkt, wofür eine Person wirklich Leserechte hat. Dadurch vermeiden Sie Wissenslecks und schaffen Vertrauen: Jede und jeder sieht nur, was gedacht ist. Die PnP Modern Search Webparts setzen oben drauf eine moderne Suchoberfläche mit Suchbox, Ergebnisliste, Filtern und Vertikalen, die Sie ohne Custom-Code kombinieren können.
Informationsarchitektur zuerst: Taxonomie, Eigenschaften, Konsistenz
Bevor die Suche glänzt, braucht es eine saubere Sprache. Mit dem SharePoint Term Store definieren Sie Begriffe und Kategorien zentral und wiederverwendbar – zum Beispiel Produktbereiche, Zielgruppen oder Support-Themen. So entstehen eindeutige Tags, die sich später als Filter („Facetten“) nutzen lassen und sogar in mehreren Sprachen funktionieren.
Technisch werden benutzerdefinierte Spalten beim Crawlen automatisch in der Suchschemata abgebildet; für präzise Filter empfiehlt es sich, wichtige Spalten auf Refinable-Eigenschaften zu mappen (z. B. RefinableString##). Das ist die Grundlage für performante Facetten in der Suche.
Ein Extra für mehr Sprachkomfort: In PnP Modern Search lassen sich Taxonomie-Werte dynamisch übersetzen, wenn Sie die entsprechende ows_taxId_*-Eigenschaft einer refinierbaren Managed Property zuordnen und die Lokalisierung aktivieren. So werden Facettenbenennungen automatisch in der aktuellen Sitesprache angezeigt.
Content-Modell: FAQ-Liste, reichhaltige Artikelseiten und wiederverwendbare Vorlagen
In der Praxis bewährt sich eine Kombination aus einer zentralen FAQ-Liste (kurze Fragen/Antworten mit Tags, Zuständigkeit, Gültigkeit) und ausführlichen How-to-Seiten für komplexe Themen. Die FAQ-Einträge sind die „schnellen Treffer“, die Artikelseiten liefern Tiefe, Screenshots und Links. Für beide Inhaltstypen lohnt sich eine einheitliche Vorlage pro Kategorie, damit Struktur und Lesbarkeit konsistent bleiben.
Feedback ist Gold: Aktivieren Sie Kommentare und Likes für Site Pages oder setzen Sie – wo es passt – die eingebaute Bewertungsfunktion in Listen und Bibliotheken ein. So sehen Sie ohne Zusatztools, welche Antworten ankommen und wo noch nachgeschärft werden sollte.
Die Suche konfigurieren: PnP Modern Search in vier Bausteinen
Auf einer modernen SharePoint-Seite fügen Sie zuerst die PnP – Search Box ein, optional mit Abfragevorschlägen. Dazu kommt das Webpart PnP – Search Results als Herzstück, das Sie mit der Suchbox verbinden. Dritte Komponente sind die PnP – Search Filters für dynamische Facetten wie Kategorie, Produkt oder Zielgruppe. Falls Sie Ihre Suche in „Bereiche“ aufteilen wollen – etwa FAQs, Anleitungen und Dokumente – ergänzen Sie PnP – Search Verticals. Die Webparts spielen miteinander und lassen sich über das Eigenschaftsfenster zusammenklicken.
Als Datenquelle wählen Sie in den Ergebnissen meist „SharePoint Search“ und definieren eine KQL-Abfragevorlage. Hier sind auch dynamische Token möglich (zum Beispiel {searchTerms}, {Today}±x oder Nutzendeigenschaften), um kontextsensitiv zu filtern. Layouts wie Karten, Liste oder Detailtabelle steuern, wie die Ergebnisse erscheinen – inklusive eigener Felder und Templates.
KQL, Synonyme & kuratierte Antworten: So wird Suchen zu Finden
Die Keyword Query Language (KQL) ist das Rückgrat Ihrer Abfragen. Mit Eigenschaftenfiltern wie FileType, Path, Author oder eigenen Managed Properties kombinieren Sie exakte Treffer mit freien Suchbegriffen – etwa um nur Inhalte aus bestimmten Bereichen, Zeiträumen oder Formaten zu zeigen. Schon wenige Regeln erhöhen die Präzision erheblich.
Für häufige Fragen, Abkürzungen oder „Ich will direkt die Antwort“ sind die Microsoft-Search-Answers ideal: Vergeben Sie Bookmarks, Q&A und Acronyms im Admin Center, damit neben der Trefferliste sofort eine klare Antwort erscheint – inklusive Link zur richtigen Seite. Das reduziert Frust, verkürzt Wege und macht Ihre Suche spürbar intelligenter.
Deployment ohne Reibung: App Catalog & Tenant-weit bereitstellen
Die PnP Modern Search Webparts kommen als SPFx-Paket (.sppkg). Sie laden die aktuelle Version aus dem offiziellen Repo, fügen sie dem Tenant- oder Sitesammlungs-Appkatalog hinzu und bestimmen bei der Bereitstellung, ob die Webparts tenantweit verfügbar sind. Danach stehen sie auf jeder modernen Seite zur Verfügung – ideal, um die Lösung schrittweise in Bereichen zu pilotieren und dann auszurollen.
Feedback-Loop & Kennzahlen: Was gesucht wird, was gefunden wird
Der kontinuierliche Verbesserungszyklus beginnt in den Microsoft-Search-Nutzungsberichten: Dort sehen Sie Suchvolumina, häufige Begriffe, Null-Treffer und die Nutzung über Startseiten und Sites hinweg. Ergänzend liefern die Answer Analytics Einblicke, welche Bookmarks oder Q&As wirklich helfen. Auf Site- und Seitenebene geben die SharePoint-Reports Details zu beliebten Inhalten, Verweildauer und Zugriffskurven – perfekt, um Lücken zu erkennen, Synonyme zu ergänzen und Top-Antworten prominenter zu platzieren.
Sicherheit, die mitdenkt: Berechtigungen & Security Trimming
Ein großer Vorteil gegenüber separaten Wissensportalen: Suche und Ergebnisse respektieren automatisch SharePoint-Berechtigungen. Nur Inhalte, für die jemand Leserechte besitzt, tauchen in den Resultaten auf – out of the box. Sie steuern lediglich, was überhaupt indexiert wird, etwa auf Bibliotheks- oder Spaltenebene.
Erweiterungen für morgen: Externe Quellen und Copilot-Anbindung
Wenn Wissen über SharePoint hinaus verteilt ist – zum Beispiel in Confluence, Jira oder Dateifreigaben – können Sie es über Microsofts Copilot-/Graph-Connectoren in die Microsoft-Search- und Copilot-Erlebnisse integrieren. So erscheinen externe Inhalte gemeinsam mit SharePoint-Seiten in der Suche, security-getrimmt und durchsuchbar. In PnP Modern Search wählen Sie dafür die passende Datenquelle oder bauen bei Bedarf eigene.
Pragmatische Umsetzung: Von der Idee zur laufenden Lösung
Starten Sie klein und sauber: Legen Sie im Term Store die Kernkategorien an, definieren Sie eine FAQ-Liste mit Pflichtfeldern für Kategorie, Kurzantwort und Zielgruppe und erstellen Sie zwei bis drei Artikelseiten nach Vorlage. Deployen Sie das PnP-Paket in den Appkatalog, bauen Sie eine Suchseite mit Box, Ergebnissen, Filtern und – wenn sinnvoll – Vertikalen. Mappen Sie die wichtigsten Spalten auf refinierbare Eigenschaften, testen Sie mit echten Suchbegriffen und ergänzen Sie erste Bookmarks und Q&As. Aktivieren Sie Seiten- und Site-Analytics, vereinbaren Sie einen monatlichen Redaktions-Slot und verbessern Sie anhand der Reportings sukzessive Relevanz und Inhalte. Nach wenigen Wochen wirkt der Hub spürbar – weniger Rückfragen, schnellere Antworten, zufriedenere Teams.
Self-Service, der wirklich trägt
Eine starke Wissensdatenbank ist mehr als eine Sammlung von Dokumenten. Mit SharePoint, sauberem Tagging und PnP Modern Search entsteht ein leichter, schneller Zugang zu Antworten – mit klarer Governance, nachvollziehbaren Metriken und Raum zum Wachsen. Wer fachlich kuratiert, technisch schlank bleibt und regelmäßig nachschärft, baut in kurzer Zeit einen Kanal, der Anfragen reduziert und Qualität hebt.
