Wer Menschen in einer Klinik besuchen möchte, erwartet heute Klarheit statt Zufall: Wann darf ich kommen? Wo melde ich mich an? Und wie stelle ich sicher, dass ich niemanden gefährde und niemanden aufhalte? Auf der anderen Seite stehen Pflege- und Empfangsteams, die jeden Tag den Spagat zwischen Sicherheit, Hygieneanforderungen und Angehörigenfreundlichkeit meistern. Papierlisten, Telefonketten und Zettel an der Tür helfen da nur begrenzt – sie sind fehleranfällig, binden Personalzeit und machen Auslastung schwer planbar.
Die Lösung wirkt simpel, entfaltet aber große Wirkung: ein digitales Besuchsportal, in dem Angehörige Zeitfenster buchen, Einverständnisse abgeben und sich mit wenigen Klicks voranmelden. Vor Ort erfolgt der Self-Check-in am Kiosk oder Tablet per QR-Code oder PIN; ein Badge- oder Armbanddrucker gibt einen gut lesbaren Besucherausweis aus. In Echtzeit entstehen Besucherlisten für Stationen – transparent, nachvollziehbar und ohne Telefonstau an der Leitstelle. Technisch basiert das auf Microsoft 365: Power Pages als sicheres, extern erreichbares Portal, Dataverse und SharePoint für strukturierte Daten und Nachweise sowie Power Automate für Bestätigungen, Erinnerungen und tagesaktuelle Listen.
Gerade im Gesundheitswesen geht es nicht nur um Komfort, sondern um Schutz: Besuche müssen sich an Hygienevorgaben orientieren und in Belastungsspitzen dosiert werden. Zeitfenster helfen, Besucherströme zu steuern und sensible Bereiche zu entlasten; Standard-Hygienemaßnahmen bleiben jederzeit maßgeblich – zum Wohle von Patient:innen, Personal und Gästen.
Auch der Datenschutz hat oberste Priorität. Microsoft 365 stellt umfangreiche Informationen und Funktionen bereit, um Organisationen bei der Erfüllung der GDPR-Pflichten zu unterstützen; zudem trägt die EU Data Boundary dazu bei, Kunden- und Personendaten innerhalb der EU zu verarbeiten und zu speichern – wichtig für Kliniken und Betreiber in Europa.
In diesem Artikel zeigen wir, wie Krankenhäuser und Kliniken mit Low-Code-Bausteinen ein praxistaugliches Besuchermanagement aufsetzen – von der Online-Voranmeldung über Self-Check-in und Badge-Druck bis zur Besucherübersicht für das Pflegepersonal. Wir gehen dabei auf die fachliche Gestaltung ein, beleuchten die technischen Komponenten im Detail und geben Hinweise, wie Sicherheit, Hygiene und Datenschutz von Anfang an mitgedacht werden.
Vom ersten Klick bis zum Badge: Der Besucherfluss im Detail
Der Weg beginnt außerhalb der Klinik: Angehörige öffnen ein sicheres Besuchsportal auf Basis von Power Pages und registrieren sich mit E-Mail und Passwort oder über einen externen Identitätsanbieter. Die Portalfunktion ist explizit für externe Zielgruppen vorgesehen; die Nutzer:innen werden als Contacts in Dataverse geführt, wodurch sich Berechtigungen und die spätere Nachverfolgbarkeit sauber steuern lassen.
Im Portal wählen Besucher:innen ein Zeitfenster, hinterlegen die besuchsrelevanten Angaben und stimmen erforderlichen Hinweisen zu. Strukturiert erfasste Felder landen in Dataverse, während unterschriebene Einverständnisse, Merkblätter oder Nachweise als Dokumente in SharePoint Online gespeichert werden können – damit bleiben Daten und Dateien dort, wo sie hingehören, und stehen für Audits nachvollziehbar bereit.
Direkt nach der Buchung erhalten Besucher:innen eine Bestätigung per E-Mail – auf Wunsch inklusive Kalenderdatei im ICS-Format, die sich an Outlook & Co. anhängt. Erinnerungen am Vortag und kurz vor dem Slot lassen sich mit Power Automate als wiederkehrende Flows abbilden; bei Bedarf ergänzt eine SMS über Azure Communication Services die Benachrichtigung. So sinken No-Shows, und die Auslastung der Zeitfenster bleibt planbar.
Vor Ort führt der Weg zum Kiosk oder Tablet im Eingangsbereich. Das Gerät läuft im abgesicherten Kioskmodus von Windows/Edge, zeigt ausschließlich die Check-in-Seite und schützt so vor unerwünschten Nebenpfaden. Der Check-in erfolgt komfortabel per QR-Code, den das System beim Buchen erzeugt, oder alternativ mit einer PIN. Für das Scannen kann eine schlanke Power-App mit Barcode-Reader-Control eingesetzt werden; sie liest QR-Codes zuverlässig auf Windows-, Android- und iOS-Geräten und gleicht die Daten mit Dataverse ab.
Nach erfolgreicher Identifikation druckt ein Armband- oder Besuchsbadge-Drucker die Zutrittskennung. In der Praxis haben sich Healthcare-Modelle (z. B. Zebra ZD510-HC oder portable Brother-Geräte) bewährt, weil sie patientenfreundliche, hygienische Wristbands erzeugen. Die Ansteuerung lässt sich über Power Automate realisieren – etwa durch einen HTTP-Aufruf der Zebra-API zum Senden von ZPL-Druckjobs – oder durch etablierte Cloud-Printing-Dienste.
Parallel entsteht Transparenz für Stationen und Empfang: Eine Besucherlisten-Ansicht in Power Pages bezieht ihre Daten direkt aus Dataverse und zeigt geplante, eingelassene und abgemeldete Gäste in Echtzeit. Wer tiefer auswerten möchte, bindet Power BI-Berichte in das Portal ein – etwa zur Auslastung pro Station oder zu Spitzenzeiten im Eingangsbereich.
Architektur & Umsetzung auf Microsoft 365
Das Herzstück bildet Power Pages als extern erreichbares, zugriffsgeschütztes Portal. Die Authentifizierung kann lokal oder über Identitätsanbieter erfolgen; berechtigungsseitig sorgen Webrollen für präzise Zugriffsebenen auf Seiten und Daten. Besucher:innen erscheinen als Dataverse-Kontakt, was die spätere Verknüpfung mit Terminen, Einwilligungen und Zutritten erleichtert.
Dataverse modelliert die Geschäftsobjekte: Besucher:in, Besuch, Zeitfenster, Station, Einlassereignis. Es eignet sich für strukturierte Daten, bietet Sicherheitsrollen, Nachvollziehbarkeit und Skalierung – bei Bedarf auch mit Richtlinien zur langfristigen Aufbewahrung. Dokumente und Nachweise speichert SharePoint Online, das sich für Dokumentenmanagement und Zusammenarbeit in Microsoft 365 bewährt hat.
Power Automate verknüpft alles miteinander: Von der Bestätigungsmail über ICS-Kalendereinträge bis zu Erinnerungen und Tageslisten für das Pflegepersonal. Wo SMS sinnvoll sind (z. B. „Ihr Slot beginnt in 30 Minuten“), stellt Azure Communication Services einen offiziellen Connector bereit. Optional können Organisationen das Portal mit Microsoft Bookings kombinieren, wenn sie einen fertigen, kalenderbasierten Buchungsdienst mit automatischen Benachrichtigungen und Outlook-Integration wünschen.
Für Auswertungen und operative Transparenz lassen sich Power-BI-Dashboards direkt in Power Pages einbetten; so sehen Leitstellen Auslastung, No-Show-Quoten oder Spitzenzeiten ohne Systemwechsel. Gleichzeitig können Listenkomponenten in Power Pages Dataverse-Views als operative Oberflächen bereitstellen – inklusive Filterung, Suche und optionaler Bearbeitung durch berechtigte Mitarbeitende.
Die Geräte im Eingangsbereich werden als dedizierte Kiosks mit Assigned-Access betrieben. Edge im Kioskmodus sperrt alles außer der Check-in-Seite und startet nach einem Neustart automatisch. Das reduziert Supportaufwände spürbar und erfüllt zugleich Compliance-Anforderungen an öffentlich zugängliche Terminals.
Sicherheit, Datenschutz, Barrierefreiheit & Klinikalltag
Im Gesundheitswesen sind Sicherheit und Datenschutz nicht verhandelbar. Microsoft hat mit der EU Data Boundary zugesichert, Kundendaten sowie personenbezogene Daten für Microsoft 365, Power Platform und Dynamics 365 innerhalb der EU zu speichern und zu verarbeiten; 2025 wurde die Umsetzung als Meilenstein abgeschlossen. Für europäische Kliniken ist das ein starkes Signal in Richtung Datenresidenz, Transparenz und Kontrolle.
Rechtlich saubere Lösungen beginnen bei Datensparsamkeit: Erheben Sie nur die Informationen, die der Klinikaufenthalt und der Besuch tatsächlich erfordern. Technisch unterstützen Dataverse-Sicherheitsrollen, Webrollen in Power Pages sowie klare Trennung zwischen strukturierten Daten und Dokumentenablage. Audit- und Aufbewahrungsfunktionen helfen, Vorgaben verlässlich einzuhalten.
Barrierefreiheit gehört von Anfang an dazu. Power Pages folgt den WCAG-Standards (Level AA) und bietet Funktionen, um Inhalte zugänglich zu gestalten. Für Portale mit öffentlichem Publikum ist das entscheidend: Klare Kontraste, sinnvolle Tastaturnavigation und verständliche Formulare sorgen dafür, dass Angehörige unabhängig von körperlichen Voraussetzungen Termine buchen und sich vor Ort orientieren können.
Schließlich spielt Hygiene eine tragende Rolle. Zeitfenster dienen nicht nur dem Komfort, sondern unterstützen die Infektionsprävention, indem sie Besucherströme entzerren und Wartezonen entlasten. Europäische Fachstellen verweisen auf administrative Maßnahmen – von der Steuerung von Personenaufkommen über Handhygiene bis zur Kommunikation klarer Verhaltensregeln –, die sich mit einem digitalen Besuchermanagement alltagstauglich umsetzen lassen.
Das Ergebnis: ein Besuchserlebnis, das Angehörige intuitiv finden, Teams entlastet, Hygiene und Sicherheit stärkt und sich nahtlos in die Microsoft-365-Landschaft der Klinik einfügt – von der ersten Online-Anmeldung bis zum gedruckten Armband am Eingang.
