In der Welt des Facility Managements sind Effizienz, Transparenz und reibungslose Abläufe sind entscheidende Faktoren. Die Anforderungen an Gebäude, Arbeitsplätze und Services steigen kontinuierlich – ebenso wie der Bedarf nach digitalen Lösungen, die diese Herausforderungen adressieren. Die Microsoft Power Platform bietet durch ihre Low-Code-Tools eine leistungsstarke Möglichkeit, Prozesse zu digitalisieren und individuell an die Bedürfnisse eines Unternehmens anzupassen – schnell, flexibel und kosteneffizient.
In diesem Beitrag zeigen wir praxisnahe Beispiele, wie Power Apps, Power Automate und Power BI den Arbeitsalltag im Facility Management nachhaltig verbessern können.
1. Raumreservierung leicht gemacht – mit Power Apps
In vielen Unternehmen ist die Buchung von Besprechungsräumen, Arbeitsplätzen oder Gemeinschaftsflächen ein tägliches Thema. Häufig kommen dafür veraltete oder unflexible Systeme zum Einsatz, die den Nutzenden das Leben eher schwerer als leichter machen.
Mit Power Apps lässt sich eine moderne, benutzerfreundliche App zur Raumreservierung entwickeln, die den gesamten Prozess intuitiv abbildet. Mitarbeitende sehen in Echtzeit, welche Räume verfügbar sind, können mit wenigen Klicks Buchungen vornehmen und erhalten automatisch eine Outlook-Einladung mit allen relevanten Informationen. Zusätzlich kann der Zugang zum Raum – etwa über QR-Codes – geregelt werden, um unbefugte Nutzung zu vermeiden.
Ein praktisches Beispiel: Ein Unternehmen mit mehreren Bürostandorten entwickelt eine App, mit der Mitarbeitende gezielt freie Besprechungsräume finden und reservieren können. Parallel dazu informiert Power Automate automatisch den Reinigungsservice über neue oder geänderte Buchungen – ganz ohne manuelles Nachfassen oder E-Mail-Pingpong..
2. Wartungsanfragen erfassen und nachverfolgen
Defekte Lampen, ausgefallene Klimaanlagen oder technische Störungen sind im Facility Management leider keine Seltenheit. Umso wichtiger ist ein strukturierter Prozess zur Erfassung, Bearbeitung und Nachverfolgung solcher Meldungen.
Mit einer Power App für Wartungsanfragen lassen sich Störungen direkt vor Ort über Smartphone oder Tablet melden. Die Nutzer:innen können Fotos der betroffenen Anlage oder des Schadens anhängen, den Standort automatisch erfassen und die Meldung direkt an das zuständige Team weiterleiten. Power Automate sorgt im Hintergrund dafür, dass keine Anfrage untergeht: Aufgaben werden automatisch zugewiesen, bei Verzögerungen erfolgen Eskalationen, und alle Beteiligten bleiben durch automatisierte Benachrichtigungen stets auf dem aktuellen Stand.
So entsteht ein transparenter, nachvollziehbarer Prozess, der sowohl die Reaktionszeiten verkürzt als auch die Zufriedenheit der Mitarbeitenden erhöht.n.
3. Anlagenverfolgung und -Auswertung mit Power BI
Ein zentrales Ziel im Facility Management ist es, jederzeit den Überblick über sämtliche technische Anlagen, Inventar und Wartungszyklen zu behalten. Nur so lassen sich fundierte Entscheidungen über Reparaturen, Ersatzinvestitionen oder Optimierungen treffen.
Mit Power BI können leistungsstarke Dashboards erstellt werden, die genau diesen Überblick ermöglichen. Der aktuelle Status aller Anlagen wird visuell aufbereitet, inklusive wichtiger Kennzahlen wie Ausfallzeiten, Reparaturhäufigkeit oder Instandhaltungskosten. Wartungsintervalle lassen sich überwachen und Trends frühzeitig erkennen – etwa wenn bestimmte Geräte regelmäßig ausfallen oder ungewöhnlich hohe Kosten verursachen.
Besonders hilfreich: Die Daten können aus verschiedensten Quellen zusammengeführt werden – sei es aus Excel-Dateien, SharePoint-Listen, SQL-Datenbanken oder sogar IoT-Sensoren, die in Echtzeit Zustandsdaten übermitteln.nen dabei Excel-Listen, SharePoint-Listen, SQL-Datenbanken oder sogar IoT-Sensoren sein, die den Zustand von Anlagen in Echtzeit melden.
4. Besuchermanagement digitalisieren
In vielen Unternehmen erfolgt der Empfang von Gästen noch immer manuell – mithilfe von Papierlisten oder nicht miteinander vernetzten Einzellösungen. Das ist nicht nur ineffizient, sondern birgt auch Sicherheitsrisiken und erschwert eine einheitliche Besucherübersicht.
Mit Power Apps lässt sich der gesamte Besuchsprozess digital abbilden: Mitarbeitende können ihre Gäste vorab über eine einfache Oberfläche anmelden. Daraufhin wird automatisch ein QR-Code erzeugt, den der Besuchende bei Ankunft am Empfang oder über ein Terminal scannen kann. So entfällt die manuelle Erfassung vollständig.
Besucher:innen checken selbstständig ein, bestätigen dabei wichtige Hinweise wie Datenschutzbestimmungen oder Sicherheitsvorgaben – und unterschreiben digital. Power Automate sorgt im Hintergrund dafür, dass der Gastgeber direkt benachrichtigt wird, ein Besucherausweis erstellt wird und – wenn nötig – temporäre WLAN-Zugänge automatisch zur Verfügung stehen.
Das Ergebnis: ein professioneller, transparenter und sicherer Empfangsprozess, der sich nahtlos in bestehende Abläufe integrieren lässt.
5. Reinigungsmanagement nach Bedarf steuern
Klassische Reinigungspläne orientieren sich häufig an festen Intervallen – unabhängig davon, ob ein Raum tatsächlich genutzt wurde. Das ist nicht nur ineffizient, sondern auch kostenintensiv.
Moderne Facility-Strategien setzen deshalb auf bedarfsorientierte Reinigung. Mit Power Automate lassen sich Reinigungsaufträge automatisch auslösen, sobald ein Raum z. B. über eine Power App reserviert und genutzt wurde – oder wenn Sensoren eine tatsächliche Nutzung erkennen. Die Reinigungspläne passen sich dadurch dynamisch an den realen Bedarf an.
Das Reinigungspersonal erhält Benachrichtigungen direkt per App oder E-Mail und kann seine Einsätze gezielter planen. Zusätzlich lassen sich Berichte über ausgeführte Reinigungsleistungen erstellen, um Qualität und Effizienz messbar zu machen.
Das heißt, in Kombination mit Sensoren oder Reservierungsdaten (aus Power Apps) kann Power Automate:
- Reinigungsaufträge nur dann auslösen, wenn ein Raum genutzt wurde,
- Reinigungspläne dynamisch anpassen,
- das Reinigungspersonal per App oder E-Mail informieren und
- Berichte über Reinigungsleistungen erstellen.
So werden Ressourcen effizienter eingesetzt und gleichzeitig die Qualität gesteigert.
6. Schlüssel- und Zugangsverwaltung vereinfachen
Die Verwaltung von Schlüsseln oder Zugangskarten wird in vielen Unternehmen noch mit Excel-Listen oder gar handschriftlich organisiert. Diese Vorgehensweise ist fehleranfällig und bietet kaum Transparenz – insbesondere bei sicherheitsrelevanten Bereichen.
Eine digitale Lösung auf Basis von Power Apps schafft hier Abhilfe. Ein zentrales, digitales Schlüsselregister dokumentiert die Ausgabe und Rückgabe von Schlüsseln, weist Verantwortlichkeiten zu und versendet automatische Erinnerungen, wenn eine Rückgabe aussteht. Die Automatisierung erfolgt über Power Automate und entlastet damit sowohl Verwaltung als auch Sicherheitsverantwortliche.
Durch die Integration in bestehende Zutrittskontrollsysteme lassen sich sogar temporäre Zugänge verwalten. Ergänzend bietet Power BI jederzeit einen vollständigen Überblick über alle aktiven Zugänge und ausstehenden Rückgaben – übersichtlich visualisiert in einem Dashboard.
Um es zusammenzufassen, kann in Power App ein digitales Schlüssel- und Zugangsregister realisiert werden, das:
- Aus- und Rückgabe dokumentiert,
- Verantwortlichkeiten zuweist,
- Erinnerungen bei überfälliger Rückgabe versendet (via Power Automate) und
- auf Wunsch mit Zutrittskontrollsystemen gekoppelt werden kann.
Für Sie heißt das: Mehr Effizienz, weniger Aufwand
Die Microsoft Power Platform eröffnet Facility-Teams völlig neue Möglichkeiten, alltägliche Aufgaben effizienter, transparenter und nutzerfreundlicher zu gestalten. Ob Raumreservierung, Besuchermanagement, Wartungs- oder Reinigungsprozesse – mit Power Apps, Power Automate und Power BI lassen sich individuelle Lösungen entwickeln, die exakt auf Ihre Anforderungen zugeschnitten sind.
Der große Vorteil: Sie benötigen keine komplexe Spezialsoftware, sondern setzen auf flexible, kosteneffiziente Tools, die sich nahtlos in Ihre bestehende Microsoft-365-Umgebung integrieren lassen. Das spart Zeit, reduziert manuellen Aufwand und verbessert gleichzeitig die Servicequalität.
Wenn Sie planen, Ihre Facility-Prozesse zu digitalisieren oder bestehende Abläufe zu optimieren, unterstützen wir Sie gerne – von der ersten Idee bis zur fertigen Lösung. Gemeinsam entwickeln wir moderne Anwendungen, die echten Mehrwert schaffen und Ihr Unternehmen fit für die Zukunft machen.
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