Wenn das Restaurant voll ist, entscheidet jede Minute darüber, ob der Service ins Stocken gerät oder wie aus einem Guss wirkt. Genau in diesen Momenten zeigt sich, ob Schichtpläne verlässlich sind, ob Personalengpässe abgefedert werden und ob neue Kolleginnen und Kollegen schnell einsatzfähig sind. Statt chaotischer Messenger-Gruppen, endloser Excel-Tabellen und mündlicher Absprachen braucht die Gastronomie einen digitalen Taktgeber: klare Schichten, transparente Vertretungen, automatische Infos – und ein Onboarding, das wirklich ankommt.
Die gute Nachricht: Mit Microsoft 365 lässt sich das ohne große IT-Hürden etablieren. Die Schichtplanung läuft zentral in Shifts innerhalb von Microsoft Teams – inklusive Self-Service für Schichtwünsche, Tausch-Anfragen und Abwesenheiten, direkt dort, wo die Teams ohnehin kommunizieren. So behalten Service, Bar und Küche den Überblick, während Filialleitungen flexibel auf Spitzen reagieren können.
Für Recruiting-Gespräche, Probeschichten oder saisonale Casting-Tage sorgt Microsoft Bookings für eine reibungslose Terminvergabe: Interessierte wählen freie Slots auf einer Buchungsseite, Termine landen automatisch in den Outlook-Kalendern, und Bestätigungen sowie Erinnerungen gehen selbstständig raus – No-Shows werden seltener, Planbarkeit steigt.
Parallel beginnt professionelles Onboarding nicht am ersten Arbeitstag, sondern schon davor: Zugangsdaten, kurze Pflichtschulungen, Hygiene- und Sicherheitsunterlagen, Checklisten für die ersten Dienste. Auf einem SharePoint-Hub bündeln Sie all das an einem Ort – mit den bereitstehenden New Employee Onboarding-Vorlagen, die sich schnell an Ihre Brigade, Stationen und Prozesse anpassen lassen.
Das verbindende Element ist Power Automate: Benachrichtigungen bei Schichtänderungen, Aufgabenpakete für neue Teammitglieder, automatische Einträge in Planner oder To Do – vieles lässt sich per Flow standardisieren. Selbst Shifts-Daten können eingebunden werden, um wiederkehrende Routinehandlungen zu automatisieren und Standorte konsistent zu steuern.
In diesem Beitrag zeigen wir, wie Sie diese Bausteine zu einem schlanken, praxistauglichen System verweben: von der Wunschschicht bis zur ersten Woche im Service, vom Recruiting-Slot bis zum digitalen Handbuch. Ziel ist ein ruhigeres Front-of-House – und ein Team, das sich auf das Wesentliche konzentrieren kann: exzellenten Service.
Schichtplanung in Microsoft Teams: Shifts als Taktgeber
Der Kern einer verlässlichen Einsatzplanung ist eine einzige, stets aktuelle Quelle der Wahrheit. In Microsoft Teams Shifts legen Filialleitungen die Wochen- und Monatspläne an, veröffentlichen offene Schichten für Stoßzeiten und erlauben Tausch- oder Angebotsanfragen direkt in der App. Mitarbeitende sehen ihre Einsätze am Smartphone, reichen Abwesenheiten ein und bestätigen Änderungen mit einem Tipp. Für Betriebe mit mehreren Bereichen – Service, Bar, Küche – lassen sich Teams als einzelne Dienstpläne führen, während die Zentrale jederzeit den Überblick behält. Shifts ist dafür gemacht, Frontline-Teams mobil und schnell zu koordinieren, ohne zusätzliche Tools oder Excel-Listen.
Besonders interessant für wachsende Betriebe ist die Öffnung von Shifts in Richtung anderer Systeme. Über die Microsoft Graph Shifts-API können Planungsdaten ausgelesen oder in bestehende Workforce-Management-Prozesse eingebunden werden – hilfreich, wenn beispielsweise Saisonfilialen zentral disponiert werden sollen. Gleichzeitig erlaubt der offizielle Shifts-Connector in Power Automate, wiederkehrende Aufgaben zu automatisieren: vom Erinnern an Frühdienste über das Anlegen von Aufgabenpaketen in Planner bis zum Aktualisieren von Einträgen in SharePoint-Listen. So entsteht aus der reinen Schichtplanung ein digitaler Takt, der Informationen an die richtigen Stellen weiterreicht.
Wer bereits ein externes WFM-System nutzt, kann Shifts als benutzerfreundliche Oberfläche für die Mitarbeitenden einsetzen und die Daten mit sogenannten Shifts-Connectors synchronisieren. Das senkt Schulungsaufwand, weil das Team in Teams bleibt, während im Hintergrund die professionelle Einsatzplanung weiterarbeitet.
Onboarding & Handbuch in SharePoint: Ankommen, verstehen, mitarbeiten
Gute erste Wochen sind in der Gastronomie Gold wert: Sicherheit in Hygiene- und Sicherheitsstandards, klare Wege in der Küche, eine Handschrift im Service. SharePoint liefert dafür den „Ort“, an dem alles zusammenkommt. Mit den New Employee Onboarding (NEO)-Vorlagen setzen Sie in wenigen Stunden eine Onboarding-Site auf, die Checklisten, Schulungsvideos, Hausregeln, Allergene- und HACCP-Hinweise, Stationspläne und Lieferantenkontakte bündelt. Neue Kolleginnen und Kollegen arbeiten sich selbstständig ein, während Führungskräfte nachvollziehen, was bereits gelesen, angesehen oder unterschrieben wurde.
In der Praxis bewährt sich ein einfaches Muster: Eine SharePoint-Liste hält die Onboarding-Aufgaben nach Rolle („Runner“, „Bar“, „Frühstücksservice“, „Chef de Partie“), Power Automate verteilt diese Pakete automatisch am Tag vor Arbeitsbeginn und erstellt Aufgaben in Planner oder To Do. Policies und Unterlagen liegen als Seiten oder Dokumente in derselben Site; Änderungen – etwa an einer Allergene-Matrix oder am Kassierleitfaden – werden versioniert und per Teams-Post automatisch angekündigt. So bleibt das „zentrale Handbuch“ lebendig und aktuell, statt in Ordnern zu verstauben.
Für Betriebe mit mehreren Standorten empfiehlt sich ein Hub-Ansatz: Ein NEO-Hub bündelt übergreifende Inhalte wie Arbeitgeberleistungen oder E-Learning, während jede Filiale eine eigene Team-Site mit lokalen Prozessen, Lieferplänen und Gerätehandbüchern pflegt. Neue Mitarbeitende finden dadurch sowohl das große Ganze als auch die Details ihres Standorts.
Recruiting & Probeschichten mit Bookings – und Automatisierung, die mitdenkt
Vom Erstgespräch bis zur Probeschicht sollten Termine nicht am Telefon verheddern. Microsoft Bookings stellt eine Buchungsseite bereit, auf der Interessierte verfügbare Slots sehen, selbst wählen und mit wenigen Klicks bestätigen. Die Termine landen in den Outlook-Kalendern der Verantwortlichen, Bestätigungen und Erinnerungen gehen automatisch raus – No-Shows sinken, der Aufwand im Backoffice ebenso. Für Casting-Tage in der Hochsaison lassen sich Kapazitäten, Servicearten und Standorte getrennt führen, ohne den Überblick zu verlieren.
Weil Bookings Teil von Microsoft 365 ist, greifen Sie bei Bedarf auch programmatisch zu: Über die Microsoft Graph-APIs können Sie Buchungen und Kundendaten in bestehende Recruiting-Prozesse integrieren, etwa um nach einer Probeschicht automatisch Feedback-Formulare zu versenden oder Kandidaten in eine Onboarding-Pipeline zu überführen. Kombiniert mit Power Automate entsteht daraus ein flüssiger Ablauf: Buchung erstellt, Bewerbungsdatensatz angelegt, Teams-Kanal zur Probeschicht geöffnet, Checkliste zugewiesen, Benachrichtigung an die Schichtleitung verschickt.
Im Zusammenspiel mit Shifts schließt sich der Kreis: Wird eine Probeschicht bestätigt, legt ein Flow einen temporären Einsatz in Shifts an, informiert die verantwortliche Station in Teams und hinterlegt die wichtigsten Informationen – Treffpunkt, Ansprechpartner, Dresscode – im SharePoint-Handbuch. Nach Abschluss erzeugt derselbe Flow eine kurze Nachbereitung: Feedback einholen, Unterlagen anfordern, bei positiver Entscheidung automatisch das Onboarding-Paket zuweisen. So wird aus vielen kleinen Handgriffen ein sauberer, wiederholbarer Prozess, der Ihrer Mannschaft Zeit für das Wesentliche zurückgibt.
