Wer Wohnungen oder Gewerbeflächen vermietet, weiß: Die meiste Zeit geht in die Terminfindung für Besichtigungen, das Nachfassen von Anfragen und das Bereitstellen aktueller Exposés. Genau hier setzt ein modernes Interessentenportal an. Interessentinnen und Interessenten laden das Exposé direkt herunter, registrieren sich mit wenigen Klicks und buchen im selben Schritt ihren bevorzugten Besichtigungstermin. Bestätigungen inklusive Kalendereinladung landen automatisch im Postfach – die Kommunikation ist nachvollziehbar, freundlich und schnell. So wird aus dem klassischen Ping-Pong per E-Mail ein sauberer, digitaler Fluss, in dem „Besichtigungen“ und „Terminfindung“ elegant ineinandergreifen.
Technisch basiert das Portal auf einer Power Pages-Site, die direkt mit Microsoft Dataverse verbunden ist. Dadurch lassen sich Formulare, Listen und mehrstufige Abläufe nahtlos für externe Nutzerinnen und Nutzer bereitstellen – inklusive feingranularer Berechtigungen über Web-Rollen sowie Tabellen- und Seitenberechtigungen. Für die Terminlogik setzt das Portal auf Microsoft Bookings: Kund:innen erhalten automatisch eine Bestätigung samt Kalendereinladung, das Team passende Einladungen für die eigene Planung. Das Ergebnis: weniger Koordinationsaufwand, weniger No-Shows, mehr Tempo in der Vermietung.
Im Hintergrund sorgt die Power Platform für solide Datenhaltung und Automatisierung: Kontakte, Anfragen und Objekte liegen strukturiert in Dataverse; Exposés, Grundrisse oder Fotos werden in SharePoint verwaltet und stehen für den sicheren Austausch bereit. Power Automate verbindet all das zu einem klaren Prozess – vom Eingang eines Leads über die Besichtigung bis zur Zusage – und bindet bei Bedarf zusätzliche Schritte ein, etwa Benachrichtigungen oder Freigaben. Für Power Pages stehen sogar dedizierte Cloud-Flows bereit („When Power Pages calls a flow“), um serverseitige Logik aufzurufen oder externe Dienste einzubinden.
Vom Lead zur Besichtigung: Die Journey im Portal
Der Einstieg ist bewusst friktionsarm: Ein kurzes Formular erfasst Kontakt, Interessen und DSGVO-Einwilligung, speichert alles in Dataverse und gibt unmittelbar Zugriff auf das Exposé. Aus dem Formular heraus wählen Interessentinnen und Interessenten einen passenden Besichtigungstermin – ohne Rückfragen, ohne Telefonkette. Die Terminlogik übernimmt Microsoft Bookings: Nach der Buchung erhalten Kund:innen und Team automatisch eine Bestätigung samt *.ics-Kalendereinladung mit allen Details; wer möchte, aktiviert zusätzlich Erinnerungen, damit niemand den Termin vergisst. So werden Anfragen nicht nur erfasst, sondern direkt in verlässliche Termine überführt.
Für die Terminqualität sorgt die Service-Konfiguration in Bookings: Dauer, Vor- und Nachlauf (Buffer Time) sowie maximale Parallelität lassen sich pro „Besichtigungsslot“ definieren, sodass zwischen Terminen genug Luft bleibt, um die Wohnung zu lüften, die nächste Schlüsselübergabe zu koordinieren oder spontan Fragen zu klären. Die eingestellte Pufferzeit blockt den Kalender der Mitarbeitenden entsprechend, damit keine Doppelbelegungen entstehen – ideal für strukturierte Vor-Ort-Abläufe.
Dokumente wie Grundrisse, Energieausweise oder Hausordnungen werden im Portal angezeigt und bei Bedarf direkt hoch- oder heruntergeladen. Möglich macht das die SharePoint-Dokumentenverwaltung, die in Dataverse integriert ist und in Power Pages auf Formularen eingebunden werden kann. Für Spezialfälle – etwa eine reine Upload-Strecke ohne Dataverse-Dokumentenstandort – lässt sich derselbe Effekt auch per Power Automate Flow erzielen, der Dateien aus Power Pages annimmt und in eine SharePoint-Bibliothek schreibt.
Architektur & Sicherheit: Power Pages, Dataverse, SharePoint, Bookings
Das Portal selbst ist eine Power Pages-Site auf Dataverse-Basis. Sicht- und Schreibrechte steuern Web-Rollen und tabellenbasierte Berechtigungen: So sehen anonyme Besucher:innen z. B. öffentliche Exposés, während registrierte Interessenten ihre eigenen Anfragen und Buchungen einsehen können. Die Zuweisung erfolgt fein granular pro Tabelle und Spalte; wichtig ist dabei, der anonymen Rolle wirklich nur das Nötigste zu erlauben.
Für die Anmeldung externer Nutzer empfiehlt sich Microsoft Entra External ID (ehemals B2C). Die Konfiguration erfolgt direkt in Power Pages Studio und im Entra Admin Center; damit stehen moderne Features wie MFA, Social-Logins und gebrandete Anmeldeseiten zur Verfügung. Unabhängig davon gilt: Registrierungen erzeugen Dataverse-Kontakt-Datensätze und authentifizieren die Nutzer unmittelbar für die Site – sauber eingebettet in die Portal-Sicherheitsarchitektur.
Geschäftslogik und Integrationen laufen über Power Automate. Power Pages ruft dafür „lösungssichtige“ Cloud-Flows mit dem Trigger When Power Pages calls a flow auf und erhält strukturierte Rückgaben, etwa Validierungen, Verfügbarkeiten oder PDF-Links. Diese Flows lassen sich im Site-Studio verknüpfen, rollenbasiert freigeben und aus Seitenereignissen oder Formularaktionen heraus ansprechen – eine robuste Basis, um vom Double-Opt-In bis zur Dokumentenerzeugung unterschiedlichste Schritte zu automatisieren.
Betrieb, Reporting & Ausbau
Im Tagesgeschäft zählt Transparenz: Jede Anfrage besitzt eine eindeutige Historie – von der Lead-Quelle über die Buchung bis zur Zu- oder Absage. Die Terminlage ist über Bookings klar ersichtlich; Benachrichtigungen an das Team halten alle auf dem Laufenden. Sollte sich der Takt ändern, passen Sie Zeiten, Puffer oder Kapazitäten pro Service in Bookings an und steuern so die Last im Kalender. Für die Dokumentation bleibt SharePoint der strukturierte Ablageort, während Dataverse verlässliche Stammdaten liefert – ein Setup, das jederzeit um weitere Prozesse erweitert werden kann, etwa Bonitätsabfragen, Vertrags-Workflows oder Übergabeprotokolle.
Wächst das Portal, wächst die Kontrolle: Neue Tabellen und Seiten erhalten gezielte Berechtigungen, zusätzliche Identitätsanbieter lassen sich in Entra External ID anbinden und Flows werden versionssicher in Lösungen verwaltet. So bleibt der Vermietungsprozess nicht nur digital, sondern auch beherrschbar – von der ersten Anfrage bis zum unterschriebenen Mietvertrag.
