Gutes Auftragsmanagement ist das Rückgrat einer Kfz-Werkstatt: Es sorgt dafür, dass jeder Kundenauftrag vom ersten Kontakt bis zur Fahrzeugrückgabe reibungslos durchläuft. In der Praxis bedeutet das, Informationen, Aufgaben und Entscheidungen entlang des gesamten Prozesses sichtbar zu machen – vom Auftragseingang über Diagnose und Teilebeschaffung bis zur Abnahme und Zahlung. Genau so definieren es auch etablierte Quellen: Auftragsmanagement bzw. Auftragsabwicklung umfasst die Erfassung, Verfolgung und Erfüllung von Kundenaufträgen über alle Schritte hinweg. Für Werkstätten übersetzt sich das in klare Zuständigkeiten, transparente Statusanzeigen und nachvollziehbare Übergaben zwischen Serviceannahme, Werkstattteam und Kundschaft.
Wenn Ihr Unternehmen bereits auf Microsoft 365 setzt, lässt sich dieses Auftragsmanagement elegant als zentrales Auftragsboard realisieren: SharePoint Online stellt strukturierte Listen und Dokumentbibliotheken bereit; Power Automate überwacht Statusänderungen („Item created/modified“) und stößt automatisch die nächsten Schritte an. Freigaben und Rückfragen binden Sie als moderne Approvals direkt ein – so entsteht ein durchgängiger, digitaler Fluss von der Auftragskarte bis zur Abnahme.
Besonders spürbar wird der Effekt nach außen: Sobald ein Auftrag in einen neuen Status wechselt, versenden automatisierte Benachrichtigungen per E-Mail oder SMS – zum Beispiel bei „Teile eingetroffen“, „Probefahrt geplant“ oder „abholbereit“. Dank offizieller Konnektoren wie Twilio ist der Versand in Power Automate in wenigen Schritten eingerichtet und bleibt zentral administrierbar. Damit verankern Sie proaktive, konsistente Kommunikation als festen Bestandteil Ihres Auftragsmanagements.
Das Zielbild: Ein einziges, klar strukturiertes Board bündelt Ihr Auftragsmanagement – für Werkstattleitung, Serviceannahme und Techniker:innen gleichermaßen. Statuswechsel lösen automatisch Benachrichtigungen und Freigaben aus, dokumentierte Entscheidungen landen revisionssicher bei den jeweiligen Vorgängen, und Kund:innen bleiben jederzeit informiert. So wird aus vielen Einzelschritten ein transparenter, messbarer Prozess, der im Tagesgeschäft wirklich trägt.
Warum ein zentrales Auftragsboard den Unterschied macht
In Kfz-Betrieben entscheidet Transparenz über Tempo: Wer sieht, welche Fahrzeuge gerade in Diagnose, Reparatur, Probefahrt oder Abholvorbereitung sind, plant Schichten vorausschauend, bündelt Teilebestellungen und beantwortet Rückfragen souverän. Ein digitales Auftragsboard bringt genau diese Übersicht in den Alltag, ohne zusätzliche Tools. Es basiert auf Microsoft 365-Bausteinen, die Ihre Teams ohnehin nutzen: SharePoint Lists für strukturierte Daten und Ansichten, Power Automate für Automatisierung, Microsoft Teams für Freigaben und kurze Abstimmungen. So entsteht ein durchgängiger Fluss vom Auftragseingang bis zur Schlüsselübergabe – sichtbar, steuerbar und auswertbar.
Was das Board im Alltag kann
Jeder Auftrag erhält eine Karte mit Status, Priorität, geplanten Arbeitsschritten, zuständigem Team und nächster Aktion. Der Statuswechsel erfolgt per Klick oder automatisch durch Workflow, etwa wenn Teile einlangen oder eine Probefahrt dokumentiert wurde. Über Filter und individuelle Ansichten blenden Sie Engpässe, offene Freigaben oder heute fällige Fahrzeuge ein – ohne in mehrere Systeme springen zu müssen. Moderne Listenansichten unterstützen Sortierung, gefilterte Sichten und eigene Boards, die Sie als Standard für Teams speichern können.
Architektur auf Microsoft 365
Die Datenebene bildet eine SharePoint-Liste „Werkstattaufträge“. Hier liegen alle Metadaten – vom Kennzeichen über Status bis zur verantwortlichen Person – ergänzt um Dokumente wie Annahmeprotokolle oder Kostenvoranschläge. Auf dieser Basis laufen Flows in Power Automate: Sie erzeugen Aufgaben, versenden Benachrichtigungen und stoßen Genehmigungen an. Für Freigaben nutzen Sie die nativen Approvals – direkt in Microsoft Teams, inklusive Protokollierung und Nachvollziehbarkeit. Adaptive Cards bringen Status und Schaltflächen (Genehmigen/Ablehnen, Rückfrage) in die Unterhaltung, sodass Entscheidungen dort fallen, wo ohnehin kommuniziert wird.
Datenmodell: schlank, aber aussagekräftig
Bewährt hat sich eine klare Struktur: Auftragsnummer, Kunde, Fahrzeug, Arbeitsbeschreibung, Status (angenommen, Diagnose, Teile warten, in Arbeit, Probefahrt, QS, abholbereit), Priorität, verantwortliche:r Techniker:in, geplante Fertigstellung, SLA/Fälligkeit, Hinweise, Kommunikationskanal (E-Mail/SMS), Freigabestatus, Kostenfreigabe, Dateianhänge. Diese Felder reichen, um den gesamten Ablauf zu steuern und in Ansichten oder Berichten die richtigen Fragen zu stellen – etwa: „Welche Fahrzeuge sind heute abholbereit?“ oder „Wo blockiert Teileverfügbarkeit die Durchlaufzeit?“ Die Microsoft Lists/SharePoint-Basis erlaubt es, Ansichten, Filter und Formatierungen ohne Code zu pflegen.
Automatische Benachrichtigungen: E-Mail, Teams – und SMS, wenn es zählt
Für interne Hinweise (z. B. „Teile eingetroffen“) genügen einfache Listenregeln oder ein kompakter Flow: Beim Statuswechsel erhalten Annahme und Werkstatt eine Nachricht, optional mit Link direkt zum Datensatz. SharePoint/Lists bietet dafür integrierte „Rules“, und klassische „Alerts“ werden ohnehin in den nächsten Jahren abgelöst – moderne Alternativen sind Regeln und Power Automate.
Für Kund:innen empfiehlt sich ein zweistufiges Muster: Standard-Updates per E-Mail, zeitkritische Hinweise per SMS. Die Umsetzung ist mit dem Twilio-Connector in Power Automate schnell erledigt; er unterstützt SMS/MMS weltweit und fügt sich wie andere Standard-Connectoren in Ihre Flows ein.
Genehmigungen ohne Reibung
Kostenvoranschläge, Zusatzarbeiten oder Kulanzfälle wandern als Approval direkt zu den Freigebenden. Diese erhalten eine Adaptive Card in Teams, können kommentieren und entscheiden, und der Auftrag wechselt automatisch in den richtigen Status. Alle Schritte sind im Approval-Protokoll nachvollziehbar – zentral administrierbar und mit Blick auf Audit/Compliance entwickelt.
UX: vom Listenraster zum visuellen Board
Damit das Board auf einen Blick verständlich ist, lohnt sich JSON-Formatierung für Spalten und Ansichten. Farbcodes für Status, auffällige Kennzeichnung überschrittener Fälligkeiten oder Kartenansichten mit den wichtigsten Feldern machen Prioritäten sichtbar. Microsoft dokumentiert diese Formatierungen ausführlich, und die Community stellt zahlreiche Muster bereit, die sich schnell anpassen lassen.
Skalierung & Performance
Auch wenn der Start oft mit einigen Hundert Aufträgen beginnt: SharePoint-Listen skalieren hoch – Millionen Einträge sind möglich. Wichtig ist, mit durchdachten Ansichten, Indizes und Filtern zu arbeiten, damit die Oberfläche flott bleibt. Für ältere Aufträge empfiehlt sich eine Archivansicht oder ein periodisches Verschieben in eine Archivliste. Microsofts Leitfäden zu großen Listen erklären, worauf es ankommt.
Recht & Einwilligung: Was bei SMS/E-Mail zu beachten ist
Für transaktionale Benachrichtigungen rund um bestehende Aufträge ist eine rechtliche Grundlage meist gegeben; bei Werbe- oder Marketinginhalten ist vorherige, informierte Einwilligung zentral. Die europäischen Leitlinien konkretisieren, dass Einwilligungen freiwillig, spezifisch, informiert und unmissverständlich sein müssen – mit klarer Widerrufsmöglichkeit. Holen Sie die Zustimmung am besten direkt bei der Annahme ein und dokumentieren Sie sie im Auftrag. Dies ist keine Rechtsberatung; klären Sie Besonderheiten Ihres Betriebs mit Ihrer Datenschutzbeauftragten.
