Eine Werkstatt läuft dann rund, wenn drei Zahnräder ineinandergreifen: Termine, Kapazitäten und Teile. In der Praxis hakt es oft genau dort – die Annahme jongliert mit Telefonterminen, das Team in der Halle kämpft mit Engpässen auf den Hebebühnen und im Lager hängt die Verfügbarkeit kritischer Komponenten an Excel und Bauchgefühl. Dieser Beitrag zeigt, wie Sie mit Microsoft Power Apps, SharePoint Online, Power Automate und Power BI Ihre Werkstatt- und Terminplanung auf ein modernes, integriertes Fundament stellen – inklusive QR-Check-in, Benachrichtigungen in Microsoft Teams, Outlook-Kalendereinträgen und ausdrucksstarkem Reporting.
Das Zielbild: Ein Steuerstand für Annahme, Werkstatt und Teilelager
Stellen Sie sich ein zentrales Dashboard vor, das live anzeigt, was heute und in den nächsten Tagen ansteht: gebuchte Kundentermine, eingetaktete Aufträge, freie und belegte Hebebühnen, Abwesenheiten, Teileverfügbarkeit und Verspätungen. Serviceberater sehen sofort, welche Arbeiten kombinierbar sind, wen sie einplanen können und wo Puffer fehlen. Mechaniker öffnen ihren Auftragsstapel am Tablet, quittieren Arbeitsphasen, scannen Teile und melden Rückfragen direkt als Nachricht in Teams. Kunden erhalten automatisch Zwischenstände und Abholhinweise. Genau diese durchgängige Transparenz ist mit Power Apps auf Basis von SharePoint oder Dataverse erreichbar; die App verbindet sich dazu nativ mit Microsoft 365-Datenquellen und lässt sich an Ihre Prozesse anpassen.
Die Plattform-Architektur: Microsoft 365 als Rückenwind
Für die Datenhaltung setzen viele Betriebe pragmatisch auf SharePoint Listen oder – bei höherer Komplexität – auf Dataverse. SharePoint punktet mit einfacher Einrichtung und sehr gutem Preis-Leistungs-Verhältnis, Dataverse mit Beziehungen, Skalen und Business-Regeln; entscheidend ist die Passung zu Volumen, Regeln und Budget. Eine ausgewogene Bewertung hilft, spätere Grenzen zu vermeiden.
Power Apps bildet die Oberfläche: Canvas Apps binden SharePoint oder Dataverse über Standard-Connectoren an, Formulare lassen sich tiefgreifend anpassen – bis hin zu spezifischen Bedienkonzepten für Annahme und Werkstatt.
Power Automate übernimmt die Orchestrierung: vom Anlegen und Verschieben von Terminen über Lager-Benachrichtigungen bis zur automatischen Erstellung von Outlook-Kalendereinträgen. Der Office 365 Outlook-Connector bietet dafür fertige Aktionen wie „Create event (V4)“.
Für Kommunikation in Echtzeit eignen sich Adaptive Cards in Microsoft Teams: Workflows posten Karten mit Auftrag, Kundendaten und Antwortmöglichkeiten, die direkt in Teams bestätigt werden können – ideal für Rückfragen oder Mini-Freigaben.
Und fürs Reporting? Power BI bündelt Auslastung, Durchlaufzeiten, Wartezeiten und No-Shows. Die wichtigsten Kacheln blenden Sie direkt in der App ein, sodass die Steuerungsinformationen dort landen, wo auch geplant wird.
Datenmodell: Vom Auftrag bis zur Hebebühne
Der Kern ist ein klar strukturiertes Datenmodell. Ein Auftrag referenziert Fahrzeug, Kunde, Terminfenster und eine Liste von Arbeitspaketen mit geplanten Minuten, benötigten Skills und Teileanforderungen. Ressourcen sind Mechaniker, Hebebühnen und Spezialplätze wie Achsvermessung oder Diagnose. Abwesenheiten fließen in die Verfügbarkeit ein, Pufferzeiten und Rüstzeiten sorgen für realistische Blöcke. Ob Sie das in SharePoint Listen mit Nachschlagefeldern abbilden oder als Dataverse-Tabellen mit Beziehungen – beides funktioniert, die Wahl richtet sich nach Governance, Volumen und Integrationsbedarf.
Termin- & Kapazitätsplanung: Engpässe sehen, Kollisionen vermeiden
Die Annahme vergibt Termine als Zeitslots mit Servicepaketen. Beim Einplanen prüft die App Kapazität je Slot, Berücksichtigung von Skills und Belegung der Arbeitsplätze. Verschieben per Drag-and-Drop ist nur erlaubt, wenn keine harte Kollision entsteht – etwa zwei Fahrzeuge auf derselben Bühne. Im Hintergrund rechnen Formeln die Auslastung der nächsten Tage hoch und markieren Überbuchungen. Bestätigte Termine landen optional automatisch im Outlook-Kalender der Werkstatt oder einzelner Mitarbeitenden, damit keine Doppelbelegung passiert.
Check-in vor Ort: QR-Code scannen, Auftrag öffnen
Am Empfang beschleunigt ein QR-basierter Check-in die Übergabe: Der Kunde zeigt den Code aus der Bestätigungsmail, die App scannt ihn mit dem nativen Barcode-/QR-Scanner und öffnet den Auftrag unmittelbar – auch auf Mobilgeräten. Das funktioniert mit dem Barcode Reader bzw. dem nativen Scanner-Control der Canvas App auf Android, iOS und Windows.
Benachrichtigungen: Teams-Karten, Push aufs Handy, Mails mit Termin
Bei Statuswechseln oder Rückfragen informiert ein Flow automatisch. Adaptive Cards in Teams erlauben Antworten direkt in der Nachricht, etwa „Fahrzeug steht, Zusatzarbeit freigeben?“. Für mobile Mitarbeitende lassen sich Push-Benachrichtigungen an die Power-Apps-App senden – gezielt an einzelne Benutzer oder Gruppen. Kunden erhalten Terminerinnerungen oder Abholhinweise per E-Mail; interne Kalendereinträge werden bei Terminänderungen automatisch aktualisiert.
Teileverfügbarkeit & Einkauf: „Ohne Teil kein Start“ sichtbar machen
Arbeitspakete referenzieren ihre Teilebedarfe. Wenn ein Teil fehlt, setzt die App den Auftrag auf „wartet auf Teile“, und ein Flow informiert Lager oder Einkauf in Teams. Sobald das Teil gebucht ist, springt der Auftrag automatisch auf „bereit“ und rückt im Plan nach. Diese Logik lässt sich wahlweise über SharePoint-Trigger „item/file modified“ oder Dataverse-Änderungen anstoßen.
Dokumentation & Compliance: digitale Protokolle, Labels, PDF-Reports
Übergabe-Checklisten, Fotodokumentation und Prüfprotokolle landen strukturiert in SharePoint – inklusive Versionierung und optionaler Aufbewahrungsregeln. Retention Labels in Microsoft Purview sorgen dafür, dass Unterlagen so lange bleiben, wie es Richtlinien vorgeben, und später automatisch gelöscht werden.
Wenn Sie Kundenbelege als PDF brauchen, erzeugt Power Automate aus HTML-Vorlagen hochwertige Dokumente; je nach Bedarf nutzen Sie native Wege über Office oder erweiterte Konnektoren. Wichtig ist, die Erstellung in den Prozess einzubetten, damit nichts vergessen wird.
Reporting & Steuerung: Von Auslastung bis First-Time-Fix
Power BI macht die Leistung der Werkstatt messbar: Auslastung je Tag und Arbeitsplatz, durchschnittliche Durchlaufzeiten pro Service, Anteil Zusatzarbeiten, Wiederholerquote, Teilewartezeiten und No-Show-Raten. Über die Power-BI-Tile-Einbindung platzieren Sie Kacheln direkt in der App und filtern sie kontextbezogen, etwa nach Team, Fahrzeugmarke oder Auftragstyp.
Online-Terminbuchung: Wann Bookings sinnvoll ist – und wann nicht
Für die externe Terminvergabe kann Microsoft Bookings eine schlanke Ergänzung sein: Kunden wählen online Zeitfenster, die automatisch mit Outlook/Teams synchronisiert werden. Für einfache Standardservices genügt das oft, während komplexe Werkstattplanung mit Ressourcen, Skills und Teile-Prüfung besser in Ihrer Power-App verbleibt. Eine Kopplung ist möglich, etwa indem Bookings den Ersttermin liefert und die App die Feinplanung übernimmt.
Einführung in Etappen: Von Pilot zu Rollout
Der schnellste Weg führt über einen fokussierten Pilot: Zuerst Annahme und Tagesplanung, dann Teilelogik, anschließend Reporting und Kundennachrichten. Jede Ausbaustufe bringt sichtbaren Nutzen und lässt sich mit realen Daten schärfen. Weil Power Apps und SharePoint eng verzahnt sind, können Sie bereits in der Pilotphase mit produktiven Listen arbeiten und Formulare schrittweise veredeln.
Planen, steuern, liefern – alles in einer App
Mit Power Apps und den Services aus Microsoft 365 wird Werkstattplanung vom Flickenteppich zum durchgängigen System: Termine landen an den richtigen Stellen, Kapazitäten werden realistisch belegt, Teileengpässe fallen früh auf, und alle Beteiligten bleiben informiert. Das Ergebnis ist weniger Hektik am Tresen, bessere Auslastung in der Halle und ein Kundenerlebnis, das überzeugt – messbar im Dashboard, spürbar im Alltag.
