SharePoint ist eine leistungsstarke Plattform zur Dokumentenverwaltung und Zusammenarbeit, die in zahlreichen Unternehmen im Einsatz ist. Sie bietet zentrale Funktionen wie das Speichern, Teilen und gemeinsame Bearbeiten von Dokumenten, die Organisation von Inhalten in Listen und Bibliotheken sowie die Verwaltung von Zugriffsrechten und Workflows. Doch in einer zunehmend digitalisierten Arbeitswelt steigen die Anforderungen an Flexibilität, Automatisierung und Datenverfügbarkeit. Genau hier kommt die Microsoft Power Platform ins Spiel.
Durch die Integration mit der Power Platform – bestehend aus Power Automate, Power BI und Power Apps – entfaltet SharePoint sein volles Potenzial. Diese Kombination ermöglicht es Unternehmen, über die klassischen Funktionen hinauszugehen: Prozesse werden automatisiert, Daten systemübergreifend verknüpft und visualisiert, und individuelle Anwendungen können ohne tiefgreifende Programmierkenntnisse entwickelt werden.
In diesem Artikel zeigen wir Ihnen, wie Sie SharePoint in Kombination mit diesen innovativen Tools nutzen, um Workflows zu automatisieren, Daten in Echtzeit zu visualisieren und maßgeschneiderte Anwendungen zu erstellen – und so Ihre Effizienz und digitale Reife entscheidend zu steigern.
Warum SharePoint und Power Platform kombinieren?
SharePoint allein bietet grundlegende Funktionen für das Dokumentenmanagement, die Datenorganisation und die teamübergreifende Zusammenarbeit. Es ermöglicht das strukturierte Ablegen von Informationen, die Steuerung von Zugriffsrechten und die Abbildung einfacher Workflows. Doch mit den wachsenden Anforderungen an Effizienz, Datenvernetzung und Individualisierung reicht dieser Funktionsumfang in vielen Unternehmen nicht mehr aus.
Durch die nahtlose Verbindung mit der Microsoft Power Platform – bestehend aus Power Automate, Power BI und Power Apps – lassen sich diese Grenzen deutlich erweitern. Die Integration ermöglicht es, SharePoint nicht nur als zentrales Informations- und Dokumentenrepository zu nutzen, sondern als flexibles Fundament für umfassende digitale Lösungen.
Die wichtigsten Vorteile auf einen Blick:
- Automatisierung von Geschäftsprozessen:
Wiederkehrende manuelle Tätigkeiten – wie Genehmigungsabläufe, Benachrichtigungen oder Datensynchronisationen – lassen sich mit Power Automate effizient und zuverlässig automatisieren. Dadurch gewinnen Mitarbeitende wertvolle Zeit für strategischere Aufgaben, während Fehlerquellen minimiert werden. - Dynamische Datenvisualisierungen:
Power BI macht SharePoint-Daten auf einen Blick verständlich und analysierbar. Interaktive Dashboards ermöglichen es, Kennzahlen in Echtzeit zu überwachen, Trends frühzeitig zu erkennen und datenbasierte Entscheidungen zu treffen – ein zentraler Baustein für moderne Unternehmenssteuerung. - Personalisierte Anwendungen und Formulare:
Mit Power Apps lassen sich individuell angepasste Lösungen direkt auf Basis von SharePoint-Daten entwickeln – ganz ohne aufwendige Programmierung. So entstehen benutzerfreundliche Formulare und Anwendungen, die exakt auf spezifische Prozesse oder Nutzergruppen zugeschnitten sind. - Erhöhte Transparenz und Datenqualität:
Durch automatisierte Validierungen, konsistente Datenstrukturen und klar definierte Abläufe wird die Datenqualität verbessert. Gleichzeitig sorgt die zentrale Verfügbarkeit aller Informationen dafür, dass Teams stets mit aktuellen und zuverlässigen Daten arbeiten. - Agilität und Skalierbarkeit:
Die modulare Integration mit der Power Platform ermöglicht es, Lösungen schrittweise und bedarfsorientiert zu entwickeln. Unternehmen können so flexibel auf neue Anforderungen reagieren und ihre digitale Infrastruktur kontinuierlich ausbauen. - Nutzerzentrierung und Akzeptanz:
Anwendungen, die klar auf die Bedürfnisse der Anwender zugeschnitten sind, werden nicht nur effizienter genutzt, sondern fördern auch die Zufriedenheit und das Engagement der Mitarbeitenden.
Kurz gesagt: Die Kombination von SharePoint mit der Power Platform schafft eine zukunftsfähige, skalierbare und benutzerfreundliche IT-Umgebung, die individuelle Anforderungen erfüllt und zugleich das Fundament für nachhaltige digitale Transformation bildet.
1. Workflow-Automatisierung mit Power Automate
Die effiziente Gestaltung von Arbeitsabläufen ist ein wesentlicher Erfolgsfaktor in modernen Unternehmen. Viele Prozesse, die bislang manuell ausgeführt wurden, binden unnötig Ressourcen, sind fehleranfällig und schwer nachvollziehbar. Mit Power Automate lässt sich dieses Potenzial gezielt heben. Die Plattform ermöglicht es, wiederkehrende Aufgaben zu automatisieren, Prozesse zu standardisieren und Medienbrüche zu vermeiden – direkt auf Basis Ihrer SharePoint-Strukturen.
Use-Case: Automatisierte Dokumentenfreigabe
Die manuelle Freigabe von Dokumenten ist nicht nur zeitintensiv, sondern auch anfällig für Verzögerungen oder Missverständnisse. Power Automate schafft hier Abhilfe durch klar definierte, automatisierte Freigabeprozesse:
- Sobald ein Dokument in eine bestimmte SharePoint-Bibliothek hochgeladen oder bearbeitet wird, startet automatisch ein vordefinierter Genehmigungsablauf.
- Verantwortliche Personen erhalten umgehend eine Benachrichtigung per E-Mail oder Microsoft Teams.
- Abhängig vom Ergebnis der Genehmigung wird das Dokument automatisch in einen Zielordner verschoben, mit Metadaten versehen oder als final gekennzeichnet.
- Historien und Statusinformationen bleiben nachvollziehbar und revisionssicher erhalten.
So stellen Sie sicher, dass wichtige Unterlagen schnell, zuverlässig und nachvollziehbar bearbeitet werden – ganz ohne manuelle Nachverfolgung.
Use-Case: Automatische Benachrichtigungen und Eskalationen
Eine zentrale Stärke von Power Automate liegt in der intelligenten Kommunikation. Nutzer werden automatisch über relevante Ereignisse informiert – sei es per E-Mail, Teams oder Push-Benachrichtigung:
- Erinnerungen bei Fristabläufen, z. B. für Vertragsverlängerungen oder Projektdeadlines.
- Benachrichtigungen bei Änderungen an wichtigen SharePoint-Listen oder -Dokumenten.
- Eskalationsprozesse bei überfälligen Aufgaben oder ausbleibenden Genehmigungen.
Diese automatisierte Informationsverteilung sorgt für mehr Transparenz, schnellere Reaktionszeiten und höhere Zuverlässigkeit im operativen Geschäft.
Use-Case: Datenintegration zwischen Systemen
Power Automate kann SharePoint nicht nur intern vernetzen, sondern auch mit einer Vielzahl externer Systeme verbinden – ganz ohne komplexe Programmierung:
- ERP-Systeme (z. B. SAP): Synchronisation von Bestelldaten, Rechnungen oder Stammdaten mit SharePoint.
- CRM-Lösungen (z. B. Dynamics 365, Salesforce): Übernahme von Kundenanfragen oder Support-Fällen zur weiteren Bearbeitung.
- SQL-Datenbanken und APIs: Import und Export strukturierter Daten in Echtzeit.
Dank mehr als 1.000 verfügbaren Konnektoren lassen sich nahezu alle gängigen Geschäftsanwendungen anbinden. So entsteht ein automatisierter Datenfluss zwischen Systemen, der doppelte Eingaben überflüssig macht, die Datenqualität erhöht und Silos aufbricht.
Weitere Anwendungsfälle aus der Praxis:
- Onboarding-Prozesse: Neue Mitarbeitende erhalten automatisch Zugriff auf relevante SharePoint-Inhalte, erhalten Begrüßungs-E-Mails und ein IT-Ticket zur Einrichtung ihrer Arbeitsumgebung.
- Vertragsmanagement: Verträge durchlaufen automatisiert einen Prüf- und Freigabeprozess, inklusive Erinnerungen vor Ablauffristen.
- Reklamationsbearbeitung: Eingehende Beschwerden werden automatisch kategorisiert, zugewiesen und dokumentiert.
Die wichtigsten Vorteile von SharePoint und Power Automate auf einen Blick:
- Reduktion manueller Arbeitsschritte und menschlicher Fehler.
- Einheitliche, nachvollziehbare Abläufe mit klaren Verantwortlichkeiten.
- Schnellere Bearbeitungszeiten und höhere Prozessqualität.
- Flexible Anpassung und Skalierbarkeit bei veränderten Anforderungen.
Die Integration von Power Automate mit SharePoint hebt Ihre Geschäftsprozesse auf ein neues Niveau. Sie gewinnen nicht nur an Effizienz, sondern schaffen auch die Basis für eine digitale, reaktionsfähige Organisation.
2. Datenvisualisierung mit Power BI
Daten sind ein zentraler Treiber für fundierte Entscheidungen, doch ihr Potenzial bleibt oft ungenutzt, wenn sie lediglich in SharePoint-Listen oder Excel-Dateien schlummern. Power BI, das Business-Intelligence-Tool der Microsoft Power Platform, schafft hier Abhilfe: Es verwandelt Rohdaten aus SharePoint in aussagekräftige Visualisierungen, die nicht nur informieren, sondern zum Handeln befähigen.
Use-Case: Interaktive Dashboards aus SharePoint-Daten
Power BI ist das perfekte Werkzeug, um Daten aus SharePoint oder anderen Quellen intuitiv, visuell ansprechend und zielgerichtet aufzubereiten:
- Echtzeit-Dashboards, die jederzeit aktuelle Einblicke in KPIs, Prozessstände oder Ressourcenauslastung liefern – direkt aus SharePoint-Listen und -Bibliotheken.
- Interaktive Berichte, um Entwicklungen und Trends frühzeitig zu erkennen, etwa in Bereichen wie Projektmanagement, Qualitätskontrolle oder Kundenfeedback.
- Filterfunktionen, mit denen Nutzer Daten nach Abteilungen, Zeiträumen oder Zuständigkeiten aufschlüsseln können – ganz ohne technisches Vorwissen.
- Rollenbasierte Ansichten um, damit jede Nutzergruppe nur die für sie relevanten Informationen sieht, sei es die Geschäftsführung, das Controlling oder die Fachabteilung.
So wird aus einer simplen Datensammlung ein leistungsstarkes Steuerungsinstrument, das Transparenz schafft und operative wie strategische Entscheidungen absichert.
Use-Case: Kombination unterschiedlicher Datenquellen
Ein entscheidender Vorteil von Power BI liegt in seiner Fähigkeit, Daten aus verschiedenen Quellen miteinander zu verknüpfen – weit über SharePoint hinaus:
- Kombinieren Sie SharePoint-Daten mit Excel-Dateien, SQL-Datenbanken, Dynamics 365, CRM-Systemen oder Webdiensten, um ein umfassenderes Bild Ihrer Unternehmenslandschaft zu erhalten.
- Erkennen Sie Zusammenhänge, die in isolierten Systemen verborgen bleiben, beispielsweise zwischen Kundenzufriedenheit, Lieferkettenleistung und internen Prozesskennzahlen.
- Standardisieren Sie die Berichterstattung, indem Sie Informationen aus verschiedenen Standorten oder Abteilungen zentral zusammenführen – mit einheitlicher Datenlogik und Visualisierung.
- Nutzen Sie KI-gestützte Funktionen in Power BI, um automatisch Anomalien zu identifizieren, Prognosen zu generieren oder „Was-wäre-wenn“-Szenarien zu simulieren.
Die so gewonnenen Erkenntnisse helfen nicht nur bei der Problemerkennung, sondern dienen auch der kontinuierlichen Verbesserung von Abläufen, Services und Strategien.
Praxisnutzen und strategische Bedeutung
- Management-Reporting: Automatisierte Monats-, Quartals- oder Jahresberichte basierend auf SharePoint-Daten – visuell ansprechend und immer aktuell.
- Projektcontrolling: Visualisierung von Fortschritt, Budgetauslastung und Ressourcen in Projekten mit Anbindung an SharePoint-Projektlisten.
- Compliance und Qualitätssicherung: Darstellung von Prüfstatus, Abweichungen oder Auditergebnissen aus SharePoint-Protokollen.
- Mitarbeiter- und Ressourcenauswertung: Nutzung von SharePoint-Personallisten zur Analyse von Kapazitäten, Abwesenheiten oder Schulungsbedarf.
3. Benutzerdefinierte Formulare und Anwendungen mit Power Apps
Individuelle Formulare zur Datenerfassung
Standardformulare von SharePoint können umständlich sein. Mit Power Apps entwerfen Sie Formulare, die exakt Ihren Anforderungen entsprechen:
- Individuelle Eingabefelder, Validierungen und Logiken gewährleisten korrekte Dateneingabe.
- Nutzerfreundliche Oberflächen erhöhen die Akzeptanz und reduzieren Fehler.
Nahtlose Interaktion mit SharePoint-Daten
Power Apps-Anwendungen kommunizieren nahtlos mit SharePoint-Listen:
- Anwender greifen auf aktuelle Daten zu und aktualisieren diese in Echtzeit.
- Datenintegrität und Benutzerfreundlichkeit werden erheblich verbessert.
- Workflows, wie etwa Antrags- oder Freigabeprozesse, werden wesentlich vereinfacht.
Mobile und webbasierte Anwendungen
Erstellen Sie mobile und webbasierte Anwendungen, die von überall zugänglich sind:
- Ermöglichen Sie den Mitarbeitern mobilen Zugriff auf SharePoint-Daten.
- Verbessern Sie die Produktivität, indem Sie Nutzern flexible und standortunabhängige Lösungen bieten.
Vorteile der SharePoint-Integration mit der Power Platform im Überblick
Die Integration von SharePoint mit Power Automate, Power BI und Power Apps bietet vielfältige Vorteile für Ihr Unternehmen:
- Effizienzsteigerung: Automatisierte Prozesse und reduzierte manuelle Tätigkeiten.
- Verbesserte Datenqualität: Weniger Fehler durch Automatisierung und Validierung.
- Höhere Transparenz: Echtzeit-Datenvisualisierungen ermöglichen bessere Entscheidungen.
- Benutzerfreundlichkeit: Personalisierte Formulare und intuitive Anwendungen fördern die Akzeptanz der Nutzer.
Best Practices für eine erfolgreiche Integration
Damit Ihre Integration erfolgreich gelingt, beachten Sie folgende Empfehlungen:
- Klare Zieldefinition: Legen Sie vorab fest, welche Prozesse automatisiert und welche Daten visualisiert werden sollen.
- Einbindung der Nutzer: Entwickeln Sie Lösungen gemeinsam mit den Anwendern, um deren Anforderungen optimal zu erfüllen.
- Kontinuierliche Optimierung: Nutzen Sie Feedback, um Prozesse und Anwendungen stetig weiterzuentwickeln.
Fazit
Die Integration von SharePoint mit der Power Platform eröffnet Ihnen völlig neue Möglichkeiten, Ihre Arbeitsprozesse effizienter, transparenter und benutzerfreundlicher zu gestalten. Ob Workflow-Automatisierung mit Power Automate, Echtzeit-Visualisierung mit Power BI oder maßgeschneiderte Anwendungen mit Power Apps – mit diesen Werkzeugen optimieren Sie nachhaltig Ihre Geschäftsprozesse und verbessern die Arbeitsqualität Ihres Teams.
Nutzen Sie die Synergie von SharePoint und der Power Platform, um Ihr Unternehmen zukunftsfähig zu gestalten.
